Resource management : guide pratique pour ESN et cabinets de conseil
Agathe Placet
Content manager
May 16, 2023
5 min
.png)
.webp)
Puisque le cœur de votre business consiste à proposer des services à haute valeur ajoutée à vos clients, votre capacité à gérer le plus efficacement possible les ressources à la base de ces services, autrement dit à optimiser votre resource management, devient l’un des facteurs clés de succès de votre entreprise.
À l’évocation du terme resource management, la première association venant en tête du commun des mortels est probablement celle menant aux collaborateurs. La ressource humaine est en effet un élément central et critique en ESN, entreprise dont la nature même est de mettre à disposition de ses clients de l’intelligence, de l’analyse, un savoir-être, pour reprendre les mots de Yoann Le Gall alors qu’il exerçait en tant que Responsable du Développement RH pour le compte de DevoteamRevolve.
Mais aujourd'hui plus que jamais, la réalité du resource management est, vous vous en doutez, bien plus complexe que la gestion linéaire des hommes et femmes œuvrant chaque jour pour votre organisation.
À l’heure où votre cabinet de conseil ou ESN (entreprise de services numériques) n’est plus simplement un moyen de subsistance pour ses salariés mais devient garant de leur épanouissement, à l’heure aussi où l’apport intellectuel de vos experts est challengé par la machine et les algorithmes, faisant par là même de l’intelligence artificielle l’une des ressources que vous devez savoir gérer, votre capacité à gérer efficacement vos ressources a un poids plus que jamais décisif dans le succès ou non de votre société.
Au-delà de ces considérations, qui peuvent sembler abstraites, se trouvent des bénéfices très terre-à-terre découlant d’un management des ressources optimale à commencer par une bien meilleure capacité pour votre cabinet, à réduire ses coûts, à améliorer son efficacité, à augmenter sa productivité … en clair, à être plus rentable.
Mais n’allons pas si vite en besogne et revenons à l’essence même de ce guide et la raison pour laquelle nous l’avons construit pour vous.
Notre conviction, au sein de Napta, est que parvenir à la meilleure gestion des ressources possible doit être l’affaire de tous au sein de vos équipes et pas uniquement celle du département des ressources humaines ou de la gestion financière. Elle ne doit pas non plus être l’apanage du Top management au risque d’être décorrélée de l’exécution des missions sur le terrain.
Ce guide vise donc à répondre aux questions les plus importantes que vous vous posez sur ce thème central qu’est le resource management et ce de la manière la plus concrète possible, prenant en compte les différents échelons de votre organisation.
Commençons par le début : comprendre ce qu’est la gestion des ressources et surtout le sens qu’elle revêt dans une entreprise de service telle que la vôtre ?
Un cabinet de conseil ou un ESN a cela de particulier que tout est question d’équilibre, encore plus que dans d’autres types d’entreprises tels que les SaaS (Software as a Service).
Vous devez assurer l’équilibre entre le volume de projets clients et celui des collaborateurs disponibles, entre les compétences techniques présentes au sein de l’entreprise et celles qui sont à recruter, entre ces dernières et vos prévisions de new business …
Toutes ces considérations servent à répondre à une question : comment éviter une sur-disponibilité ou sous-disponibilité des moyens nécessaires pour répondre aux besoins clients en cours mais aussi à ceux à venir, au moins à court terme.
Et c’est là qu’entre en jeu le Resource management.
Si nous devions apporter une définition pratique à ce qu’est la gestion des ressources dans le cadre d’un cabinet de conseil ou d’une ESN, ce serait la pratique vous permettant de planifier, programmer et affecter les bonnes ressources aux bons projets client et au bon moment en gardant en tête que ces mêmes ressources sont probablement requises ailleurs dans votre entreprise.
Qui dit “ressources” dit bien entendu “collaborateurs” et les multiples critères devant être pris en compte pour décider de leur affectation (compétences, disponibilités, souhaits de missions, désirs de formation, …). Mais il va de soi que votre resource management va bien au-delà de la gestion de vos consultants et comprend aussi les outils technologiques voire méthodologiques que vous déployez chez vos clients.
À ces paramètres internes s’ajoutent des éléments intrinsèquement liés aux missions, complexifiant encore un peu plus votre gestion des ressources.
Gartner relevait déjà en 2019 la nécessité de “passer d'une approche de planification statique à une approche agile, qui permet de redéployer continuellement le personnel afin de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise et des compétences requises”.
Qu’est-ce donc cette gestion des ressources version agile ?
Elle se compose de 5 phases durant lesquelles l’information circule de haut en bas et de bas en haut au sein de votre société, chaque phase servant à alimenter la suivante et la précédente dans un objectif continu d’amélioration.
Il s’agit du point de départ du resource management, l’étape à laquelle vous devez identifier les ressources à votre disposition, qu’elles soient humaines, technologiques ou financières.
Le terme “disponible” est important. Cela signifie que les ressources doivent être mobilisables lorsque le projet le demande. L’accent est donc mis sur la nécessaire fluidité de l’information de vos consultants sur le terrain vers vos managers, leur communiquant par exemple tout besoin d’allongement ou de raccourcissement d’une mission.
Une fois identifiées, ces ressources sont affectées à vos projets clients et ce pour une durée déterminée suite à laquelle les ressources, sauf changement de programme, redeviennent disponibles.
Notez que, bien que nous parlons systématiquement d’allocation de ressources à vos missions clients, vous pouvez décider d’allouer vos ressources à des tâches non-facturables voire à des missions internes telles que la conception d’un CRM sur-mesure pour votre cabinet.
Cette phase a pour objectif de maximiser autant que possible l’utilisation des ressources de votre entreprise.
L’enjeu ici est triple et vise à répondre à ces 3 questions :
Maintenant que vous avez identifié les ressources disponibles, affecté ces dernières aux bonnes missions ou tâches puis vérifié leur niveau d’utilisation voire de les ré-allouer durant l’étape 2 du resource management, vous disposez de suffisamment de données vous permettant d’anticiper les futurs niveaux d’utilisation pour les missions du même type.
La phase de prévision et de planification est destinée à vous permettre d’anticiper vos besoins en ressource et plus spécifiquement les collaborateurs qu’il vous manque au sein de vos équipes pour remplir les missions clients à venir.
En d’autres termes, cette étape vous met déjà en condition de pouvoir planifier sereinement vos recrutements. Lorsque l’on sait qu’en un peu plus de 10 ans, les tensions au recrutement dans les ESN ont vu leur valeur être multipliée de 4 à 8 fois et cetous secteurs confondus, disposer de process et d’outils vous permettant de gérer de main de maître votre resource management, et donc d’anticiper vos recrutements, n’est certainement pas un luxe.
Cette anticipation s’étend aussi à l’utilisation de vos collaborateurs avec comme objectif principal de limiter votre taux d’intercontrat. Au sortir de cette phase, vos équipes sont donc en capacité de combler l'écart entre vos ressources, qu’elles soient disponibles et non-utilisées ou à recruter, et la demande de compétences.
Grâce à des remontées de données en temps réel, cette étape de reporting doit vous permettre de suivre à la loupe les indicateurs associés à la charge de vos équipes à commencer par la rentabilité des ressources mobilisées.
Si vous souhaitez faire réellement levier sur cette phase de reporting et qu’elle vous aide à prendre des décisions éclairées, ce qui constitue son but final, il est crucial que l’analyse aille au-delà de l’entreprise et de vos équipes et s'attarde aussi sur les performances individuelles de vos consultants.
Chaque entreprise étant unique, il est possible que le suivi de performance de votre cabinet de conseil ou votre ESN nécessite des rapports propres à votre organisation. Cela peut donc faire sens de connecter, à cette étape de reporting, vos propres outils de BI (Business Intelligence) à votre logiciel de resource management.
Toutefois, ne nous leurrons pas. Mettre en place une telle démarche de gestion structurée et rationalisée de vos ressources ne se fait pas en un clin d'œil et sera sans nul doute confronté à son lot de frictions internes.
Mais la bonne nouvelle est que, dans la vie courante de votre cabinet ou de votre ESN, un management des ressources organisé aura des effets bien concrets sur le quotidien de vos collaborateurs et c’est probablement autour de ces bénéfices opérationnels qu’il vous faudra mobiliser et motiver vos équipes.
Les bénéfices d’une gestion des ressources optimisées s’étendent à votre entreprise, à votre client et bien entendu à vos collaborateurs.
Côté entreprise, le process de resource management décrit un peu plus haut vous permet de :
Vos clients quant à eux profitent aussi de votre gestion de ressources optimisée en recevant, de la part de vos managers, des propositions en termes de budget et de délai qui soient réalistes leur permettant ainsi de mieux s’organiser en interne.
Ceci est à nouveau rendu possible grâce à une parfaite perception des charges de travail, des calendriers, des priorités et des budgets par vos équipes.
Finalement, côté collaborateurs, ces derniers en auront aussi pour leur compte, le bénéfice principal étant clairement une plus grande satisfaction ressentie au travail.
En évitant leur sur-utilisation, vous évitez de créer de la frustration chez vos salariés obligés dans le cas inverse de travailler sur un trop grand nombre de projets et se retrouvant ainsi en difficulté en termes de délai et de qualité du travail délivré.
En limitant leur sous-utilisation, vous vous épargnez une réelle perte de motivation, les périodes d’intermission n’étant ni les plus motivantes ni les plus productives pour les consultants.
Une gestion des ressources réfléchie et organisée joue ainsi aussi sur le sentiment de valorisation que ressentent vos collaborateurs, en mesure dorénavant de travailler sur des projets requérant les compétences qu'ils maîtrisent voire celles qu’ils veulent développer.
Dans la pratique, gérer cette masse de données remontant du terrain mais aussi de vos différents clients nécessitent des outils spécialisés en resource management. Quels types de fonctionnalités attendre de ces outils ? La réponse se trouve juste après.
La complexité croissante du resource management associée à son rôle crucial dans les entreprises de services font que vous ne pourrez pas faire l’économie d’un outil dédié si vous souhaitez réellement structurer et rationaliser la gestion des ressources au sein de votre société.
Partant de ce constat, deux options s'offrent à vous :
La première option présente l’atout indéniable de vous offrir un outil épousant parfaitement les contours de votre organisation, de ses objectifs et de ses contraintes. Assurez-vous toutefois de disposer des moyens humains et technologiques suffisants en interne pour mener le projet jusqu’au bout au risque de vous retrouver au final avec un fichier Excel amélioré en guise d’outil de resource management.
Opter pour une solution de gestion des ressources peut de son côté générer certaines frustrations au sein de vos équipes. Chaque entreprise ayant ses propres use cases, vos collaborateurs peuvent craindre de devoir exécuter au final une partie de la gestion des ressources à la main, le logiciel ne couvrant pas parfaitement les spécificités de vos missions.
Mais la pratique révèle qu’avec l’ensemble des paramétrages disponibles dans de tels outils, ces derniers couvrent en réalité la quasi-totalité des besoins de gestion des ressources, en plus d’être une solution plus économique et directement opérationnelle.
S’agissant des fonctionnalités, l’outil de votre choix doit à notre sens remplir quatre grandes missions.
Il doit vous permettre de pouvoir rassembler l’ensemble de vos données de planification, celles concernant vos collaborateurs mais aussi les informations relatives aux missions et projets. Objectif : éclairer autant que possible vos décisions.
Il peut ainsi s’avérer utile de pouvoir connecter des outils externes tels que votre CRM à votre solution de resource management. Grâce à cette centralisation, vous pourrez croiser les critères de chaque projet avec les disponibilités, compétences et intérêts de vos collaborateurs. En sortent ainsi les consultants les plus pertinents pour mener telle ou telle mission.
Votre solution de gestion des ressources doit bien entendu aussi vous permettre de pouvoir gérer et suivre vos projets. Avec la multiplication des projets, il vous sera utile de visualiser instantanément quelle mission en est à quelle étape mais aussi d’être notifié.e dès lors qu’il y a un écart entre la planification et l’exécution.
Vos consultants étant au centre de votre entreprise, l’outil de gestion des ressources de votre choix doit vous remonter leurs compétences, leurs niveaux d’expertise tout comme leurs aspirations en termes de formation et de type de mission.
Finalement, vous devez pouvoir suivre précisément l’évolution des indicateurs liés à la la charge de vos équipes, que ce soit la charge globale ou la charge individuelle de chaque collaborateur. Vous pourrez ainsi déterminer si les budgets sont respectés ou non et veiller sur le niveau de rentabilité de votre cabinet ou de votre ESN.
Avec le resource management, finie l’allocation des ressources au hasard. Vous êtes maintenant en mesure de planifier et de gérer efficacement l’ensemble de vos moyens, qu’ils soient humains ou technologiques.
Fini aussi d’accepter tous les projets arrivant sur le bureau de vos commerciaux. Votre logiciel de planification et vos process de gestion des ressources vous mettent dorénavant en position de déterminer les missions qui vous ont été les plus rentables par le passé ainsi que celles pour lesquelles vous disposez déjà des compétences internes ou encore les projets qui intéressent vos collaborateurs.
La transmission en temps réel des données sur vos collaborateurs et les projets, du terrain vers la planification et le management et vice-versa vous permet à la fois de pouvoir corriger le tir pour les missions hors-budget mais aussi d’anticiper, notamment sur le plan du recrutement.
Et tout cela est rendu possible grâce à une démarche de resource management pour et par tous.
Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.
En complément de ce sujet, retrouvez notre infographie "Pilotage du staffing : 5 modes d'organisation".
Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.
À très bientôt chez Napta !
.webp)
.png)
.webp)