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À l'initialisation de votre plateforme, vous pouvez entièrement paramétrer les KPI et informations à suivre sur vos projets, en fonction de vos besoins.
Napta vous permet de réaliser vos entretiens annuels et évaluation de fin de mission directement sur la plateforme. Par conséquent, vous pouvez définir en amont des modèles de formulaires d'évaluation et programmer l'envoi ou l'ouverture de ces derniers à vos collaborateurs. Vous pouvez également prévoir des relances automatiques par mail.
Il est tout à fait possible de recevoir des notifications lors de changements ou modifications apportés en cours de projets. Tout comme pour les droits de lecture ou d'édition, vous définissez finement qui reçoit quelles notifications et à quel moment. Par exemple, vous pouvez décider d'envoyer une notification automatique à un collaborateur dont la période de staffing aurait été modifiée en cours de projet.
Aujourd’hui, pour l’export des reportings et données, deux formats sont disponibles : .xslx (Excel) ou .csv.
Toutes les données contenues dans Napta sont exportables et utilisables dans des outils de modélisation et d'analyse de data. En plus des reportings disponibles dans la plateforme, vous pouvez connecter Napta à vos outils de BI pour construire les reportings spécifiques à votre organisation.
Nous pouvons importer et gérer un catalogue de formations sur Napta. Il sera géré comme des projets et vos collaborateurs vont pouvoir voir les formations et déclarer leur intérêt (via le like projet). Les responsables RH vont pouvoir positionner les collaborateurs sur les bonnes formations sur la base de leurs compétences, parcours de carrière et souhaits de positionnement.
Vous pouvez intégrer votre référentiel de compétences directement à partir d'un fichier Excel.
Sur Napta, le niveau d'expertise des compétences peut être mis à jour par deux acteurs. D'abord, le collaborateur, qui renseigne lui-même ses expertises et le niveau associé qu'il estime détenir. Ensuite, il est possible de faire "valider" ce niveau par une évaluation d'un pair ou d'un manager, lors d'une évaluation annuelle ou de fin de mission par exemple.
Vous pouvez exporter les CV de vos collaborateurs sous le format adapté à vos besoins et aux demandes de vos clients (PDF, WORD ou PPT) sans modifier votre template.
Toutes les personnes en charge de la gestion du staffing peuvent utiliser la fonction staffing simulé. Cela dépend de la demande et du process de nos clients. Par exemple, il est possible d'activer la fonction staffing simulé pour les managers, qui peuvent ainsi prépositionner des collaborateurs sur leurs missions. Le comité de staffing peut ensuite valider ou non la proposition en fonction de l'ensemble des besoins.
L'initialisation du vivier de talent peut se faire grâce à l'interconnexion entre Napta et votre ERP ou SIRH. Si vous préférez, il est également possible de créer les profils de vos talents via un import de fichiers plats ou de CV. Cependant, nous conseillons à nos clients de privilégier la connexion entre Napta et les outils de gestion du personnel : les informations détenues dans ces outils sont récupérées automatiquement par Napta, ce qui permet d'éviter les doubles saisies et d'assurer la cohérence des données entre les différents systèmes.
Chez Napta, nous avons la volonté de rendre la plateforme extrêmement flexible, et notamment en ce qui concerne les droits de lecture / d'édition des demandes de staffing.
Généralement, ce sont les personnes en charge du staffing qui peuvent visionner et interagir avec les demandes de ressources de managers. Cependant, il est également possible de donner de la visibilité à vos collaborateurs sur les demandes, sans qu'ils ne puissent y répondre.
Lorsque vous émettez une demande de ressource dans Napta, voici les champs que vous devrez renseigner :
Bien que tous les critères soient facultatifs, nous vous conseillons d’émettre des demandes de staffing les plus précises possibles pour trouver le collaborateur le plus pertinent pour votre mission. N'oubliez pas que vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez pour paramétrer votre plateforme selon vos usages.
Napta peut se connecter à votre API pour récupérer ou pousser de la donnée. Nous pouvons également le faire via des échanges de fichiers plats ou encore vous laisser le choix de vous connecter à notre API pour dialoguer avec notre solution.
Chez Napta, nous avons la volonté de rendre la plateforme extrêmement flexible, et notamment en ce qui concerne les droits de lecture / d'édition des compétences. Chacun de nos clients peut déterminer en amont du lancement les droits d'accès et d'édition en fonction des types d'utilisateurs. Souvent, chez nos clients, les collaborateurs ont accès à leur propre profil (compétences, notations associées, historique des évaluations) et aux profils des autres collaborateurs afin que le partage d'informations soit effectif. Néanmoins, il arrive souvent que le client veuille qu'un collaborateur voit uniquement les labels de compétences sur le profil d'un autre collaborateur du même grade, et non les notes sur les compétences. En revanche, le management et les RH peuvent généralement tout voir. Certains clients demandent également de limiter l'accès d'un collaborateur donné aux profils des collaborateurs de son entité / sa Business Unit uniquement, ce qui est également possible sur la plateforme. Ce sont uniquement des exemples de règles de gestion, l'idée à retenir étant que la plateforme est très flexible sur la configuration de ces droits.
Pour visualiser les compétences en tension dans votre entreprise, vous pouvez utiliser notre reporting "Suivi de charge". Celui-ci met en évidence facilement les compétences dont le taux de disponibilité est le plus élevé. Cela vous permettra alors d'anticiper des plans de formation / recrutement. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page dédiée à la gestion des compétences.
La solution Napta dispose d'une API très ouverte et peut s'intégrer avec divers systèmes : un registre du personnel, un ERP, un CRM, un SIRH, un outil d'évaluations, etc ... Les informations détenues dans ces outils sont récupérées automatiquement par Napta, ce qui permet d'éviter les doubles saisies et d'assurer la cohérence des données entre les différents systèmes.
Nous avons plusieurs clients qui se servent de leur cartographie de compétences majoritairement pour constituer des équipes pour des chantiers internes. Ces projets internes nécessitent souvent des compétences très diverses et donc des profils présents dans différentes entités. Le fait de disposer d'une cartographie de compétences et donc d'un moteur de compétences permet ainsi de trouver rapidement les bons profils pour constituer les équipes, et parfois de faire collaborer des entités qui ne le faisait pas précédemment.
Pour les grandes entreprises (> 500 collaborateurs), il faut compter 5 à 6 semaines entre le démarrage du projet et la validation finale de la cartographie de compétences. Pour les entreprises d'une taille plus réduite, cela peut être finalisé en 3-4 semaines. Ensuite, la campagne de remplissage des profils par les collaborateurs prend généralement 3 semaines, quelle que soit la taille de l'entreprise.
Il est tout à fait possible de référencer des collaborateurs externes (candidats, freelances, partenaires...) dans Napta. Cela vous permet de constituer simplement son vivier de ressources. Pour certains de nos clients, les collaborateurs externes représentent jusqu'à 20% des utilisateurs de l'outil. D'ailleurs, pour les ressources externes, il est possible d'initier très rapidement leur profil de compétences et d'expériences passées en important leur CV dans l'outil. La plateforme est en mesure de "lire" un CV afin de compléter immédiatement et automatiquement un profil.
Napta est plutôt un logiciel qui vient en complément du SIRH. La plateforme Napa est spécialisée dans :
• la gestion du staffing et des compétences
• la gestion de projets
• les campagnes d'évaluations / les feedbacks de fin de projet
• le suivi de carrière du collaborateur
• l'export CV du collaborateur.
Napta n'a pas certains modules caractéristiques du SIRH (gestion des contrats des collaborateurs, gestion de la paie, etc ...). Cependant, Napta est un outil qui s'intègre quasi-systématiquement au SIRH des clients, afin de récupérer automatiquement les données collaborateurs et de gérer automatiquement les entrées / sorties de collaborateurs dans l'entreprise. Cela évite la double saisie entre le SIRH et Napta.
En effet, plusieurs de nos clients utilisent également Napta comme catalogue de formation. Nous avons un module "Gestion de projets", qui permet de créer ce catalogue. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous souhaitez une démonstration de ce module également.
Sur Napta, vous avez la possibilité de laisser les utilisateurs proposer de nouvelles compétences qui ne font pas partie de votre référentiel. Pour ce faire, au moment de déclarer leurs compétences depuis leurs profils, les collaborateurs peuvent écrire une compétence manquante dans l’encart “Ajouter une compétence”. Nous conseillons généralement à nos clients de laisser cette possibilité ouverte au cours des deux mois suivant l’ouverture de la plateforme pour parfaire le référentiel grâce aux feedbacks des utilisateurs. Passé ce délai, les suggestions spontanées et l’ajout de nouvelles compétences au référentiel fait l’objet de sondages et opérations dédiés de façon régulière au cours de l’année.
Pour mettre à jour votre niveau sur une compétence, il existe deux possibilités.
• Vous pouvez à tout moment changer votre autoévaluation sur une compétence depuis votre profil. Depuis l’onglet “compétences”, cliquez sur la compétence en question. Dans le menu déroulant, cliquez sur “noter cette compétence”. Vous pourrez alors changer la note qui vous vous êtes attribué.
• Vos niveaux d’expertise sont également mis à jour automatiquement sur la plateforme à différents moments :
▻ Après un feedback de votre manager
▻ Après une évaluation de fin de mission
▻ Après une évaluation annuelle
Dans ces trois cas, vous n'avez aucune manipulation à faire de votre côté. La mise à jour est automatiquement réalisée après validation des éléments ci-dessus.
Un collaborateur peut transformer ses compétences en aspirations à tout moment, directement depuis son profil. Depuis l’onglet ‘compétences’ du profil, il suffit de cliquer sur la compétence concernée. Dans le menu déroulant, cliquez sur ‘développer la compétence’. La compétence apparaît alors en bleu sur le profil, signe qu’elle est maintenant identifiée par l’algorithme et les autres utilisateurs comme aspirations.
Pour trouver un collaborateur possédant une compétence en particulier sur Napta, il vous suffit d’utiliser le moteur de recherche intelligent. Tapez la compétence en question dans la barre de recherche et l’algorithme vous proposera les collaborateurs compétents sur l’expertise que vous recherchez.
La déclaration des compétences, niveaux d’expertise et aspirations professionnelles se fait à partir du profil d’un collaborateur. Depuis son profil, le collaborateur peut accéder au référentiel de compétences de l’entreprise. Il sélectionne les compétences qu’il possède. Il devra ensuite, pour chaque compétence, s’autoévaluer grâce à une échelle de notation précise et déclarer s’il souhaite être mobilisé sur cette compétence à l’avenir (et donc la transformer en aspiration), si au contraire il ne souhaite pas être mobilisé sur cette compétence ou s’il est indifférent. Après validation, la compétence apparaîtra sur son profil et sera visible par les autres utilisateurs de la plateforme.
Après avoir construit votre référentiel de compétences, accompagné par votre Account Manager dédié, notre équipe s’occupe d’importer votre référentiel (et toutes ses spécificités) sur la plateforme.
Il est possible de permettre aux collaborateurs d’exprimer leur intérêt et leur volonté d’être positionnés sur un projet directement dans l’application. Pour cela, le collaborateur se rend sur le tableau de bord depuis lequel il visualise les projets en cours et à venir. Il peut indiquer très facilement son intérêt pour ces derniers en ‘likant’ la carte projet :
Cette information sera disponible pour le responsable staffing au moment de répondre aux demandes de staffing des managers.
Sur Napta, ce sont les responsables du staffing qui valident les positionnements des collaborateurs sur les différents projets.
Sur Napta, ce sont les managers qui émettent leurs demandes de staffing, directement depuis la carte de leur projet.
Grâce à Napta, les responsables staffing ont une visibilité globale sur les profils de collaborateurs présents dans l’entreprise, indépendamment de leur département / business-units d’origine. Il est donc très facile de mettre en place des dynamiques de cross-staffing dans votre entreprise, entre départements, mais également entre zones géographiques. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée au staffing sur Napta.
Il est possible d’adapter les CV de vos collaborateurs à chacune des missions. Au moment de télécharger le CV / dossier de compétences d’un collaborateur, il vous sera demandé de sélectionner les informations que vous souhaitez y faire apparaître : compétences, projets passés, expériences professionnelles… À vous de choisir les éléments les plus pertinents pour la mission.
Si Napta est exclusivement réservée à une utilisation interne, il est tout de même possible d’utiliser certaines informations présentes sur l’application pour présenter votre proposition d’équipe projet à votre client en amont de la mission. Pour cela, il suffit de vous rendre sur les profils des collaborateurs formant l’équipe projet et de télécharger leur CV / dossier de compétences. Tous les CV et dossiers de compétences, à jour, seront exportés depuis la plateforme sous votre template.
Pour créer différents scénarios de staffing directement dans l’application, il vous suffit de libeller votre staffing en “simulé” au moment de répondre à une demande de staffing.
Ainsi, le collaborateur choisi apparaîtra dans l’équipe projet et sa disponibilité prévisionnelle sera mise à jour. En revanche, le collaborateur en question ne recevra pas de notification lui indiquant que son staffing a été validé. Seuls les managers et les responsables staffing auront accès à ces informations.
Lorsque vous émettez une demande de staffing dans Napta, voici les champs que vous devrez renseigner :
• Période(s) de sollicitation du collaborateur
• Poste occupé et séniorité• Compétences recherchées
• Département d’origine
• Localisation
• Types de contrat (interne, externe, freelance)
Bien que tous les critères soient facultatifs, nous conseillons à nos clients d’émettre des demandes de staffing les plus précises possibles pour trouver le collaborateur le plus pertinent pour la mission.
Napta est un outil précieux pour la gestion du staffing, particulièrement en période de télétravail lorsque la visibilité sur les disponibilités de vos collaborateurs est réduite. Avec Napta, vous pouvez connaître précisément les disponibilités effectives et prévisionnelles de vos équipes, peu importe leur localisation.
Pour construire une équipe projet dans Napta, vous pouvez créer une carte projet dans l’application (la carte projet est créée automatiquement si Napta est connecté avec votre CRM). Depuis la carte projet, les managers expriment leurs demandes de staffing, précisant les compétences, disponibilités et autres critères. Ces demandes sont envoyées automatiquement au responsable staffing concerné. En fonction des critères renseignés par le manager, l’algorithme intelligent propose au responsable staffing les collaborateurs les plus pertinents pour constituer l’équipe projet. Le responsable staffing peut également s’appuyer sur les suggestions émises par le manager. Après validation, une notification automatique est envoyée à toutes les personnes concernées. Votre équipe projet est maintenant disponible sur la carte du projet associé !
En fonction de l'organisation de la structure, l'arbitrage final peut être réalisé par le responsable staffing seul, lors de réunions de staffing régulières, ou encore lors de discussions dédiées entre le responsable staffing et les chefs de projet. Par ailleurs, les souhaits passés sont conservés afin de pouvoir suivre quels sont les collaborateurs qui ont vu leurs souhaits respectés (ou non). Cet historique peut rentrer dans l'équation de la décision de staffing.
Chaque client Napta applique une méthodologie qui lui est propre, toutefois nombreux de nos clients choisissent de prévenir les collaborateurs en amont du staffing final. Ce dialogue permet d'expliquer le rationnel derrière le choix de staffing, de favoriser la transparence et d'éviter le staffing sauvage, ce dernier cristallisant la frustration des collaborateurs.
Il est possible de se connecter directement à un CRM pour récupérer automatiquement les opportunités et les informations projet (budget, dates, dispositif cible ...). Évidemment, il est aussi possible de saisir manuellement une opportunité dans l'outil.
Napta permet en effet de gérer les changements qui pourraient avoir lieu en cours de projet (retard, nouvelle demande de ressources...) et d'y associer tout un workflow de validation et de notifications automatiques. Grâce à l'outil, vous pouvez réaffecter simplement vos équipes et mettre à jour le planning de chacun. Une fois les modifications faites, les nouvelles périodes de disponibilité des collaborateurs sont mises en visibilité et il est possible d'affecter les collaborateurs sur de nouveaux projets. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée au staffing sur Napta.
Au même titre que les compétences, la disponibilité des collaborateurs est gérée directement dans l'outil. À chaque staffing d'un collaborateur sur un projet sont associés une date de début/fin de staffing ainsi qu'un taux de staffing. Tous ces éléments additionnés et complétés de données externes (les congés par exemple) permettent de calculer le taux de staffing prévisionnel de chaque collaborateur / de l'entité au global. Ici, la connexion avec des outils tiers (SIRH, ERP, CRM) est précieuse et permet d'éviter de nombreuses doubles saisies.
Vos collaborateurs peuvent imputer les temps passés sur chacun de leurs projets directement dans Napta. Vous avez également la possibilité de connecter Napta avec votre outil de gestion des temps et d'y importer les temps saisis par vos équipes.