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Tatsächlich ermöglicht Napta die Verwaltung von Änderungen, die während des Projekts auftreten könnten (Verzögerung, Anforderung neuer Ressourcen usw.), und einen kompletten Validierungs- und automatischen Benachrichtigungsworkflow zuzuordnen. Dank des Tools können Sie Ihre Teams ganz einfach neu zuweisen und den Zeitplan aller Mitarbeiter aktualisieren. Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, werden die neuen Verfügbarkeitsperioden der Mitarbeiter sichtbar gemacht und es ist möglich, Mitarbeiter neuen Projekten zuzuweisen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Personalseite auf Napta.
Es ist möglich, eine direkte Verbindung zu einem CRM herzustellen, um automatisch Opportunities und Projektinformationen (Budget, Termine, Zielgerät...) abzurufen. Natürlich ist es auch möglich, eine Opportunity manuell in das Tool einzugeben.
Jeder Napta-Kunde wendet eine für ihn spezifische Methode an. Viele unserer Kunden entscheiden sich jedoch dafür, die Mitarbeiter im Voraus über die endgültige Besetzung zu informieren. Dieser Dialog ermöglicht es, die Gründe für die Personalauswahl zu erläutern, die Transparenz zu fördern und eine unberechenbare Besetzung zu vermeiden, die die Frustration der Mitarbeiter zum Ausdruck bringt.
Je nach Organisation der Struktur kann das endgültige Schiedsverfahren allein vom Personalleiter, während regelmäßiger Personalbesprechungen oder sogar während spezieller Diskussionen zwischen dem Personalleiter und den Projektleitern durchgeführt werden. Darüber hinaus werden vergangene Wünsche gespeichert, um nachvollziehen zu können, welche Mitarbeiter ihre Wünsche berücksichtigt haben (oder nicht). Diese Historie kann in der Gleichung für Personalentscheidungen verwendet werden.
Um ein Projektteam in Napta aufzubauen, können Sie in der Anwendung eine Projektkarte erstellen (die Projektkarte wird automatisch erstellt, wenn Napta mit Ihrem CRM verbunden ist). Anhand der Projektübersicht äußern Manager ihre Personalanfragen und geben dabei Fähigkeiten, Verfügbarkeit und andere Kriterien an. Diese Anfragen werden automatisch an den betreffenden Personalleiter gesendet. Basierend auf den vom Manager eingegebenen Kriterien schlägt der intelligente Algorithmus dem Personalleiter die wichtigsten Mitarbeiter vor, um das Projektteam zu bilden. Der Personalleiter kann sich auch auf die Vorschläge des Managers verlassen. Nach der Validierung wird eine automatische Benachrichtigung an alle betroffenen Personen gesendet. Ihr Projektteam ist jetzt auf der zugehörigen Projektkarte verfügbar!
Napta ist ein wertvolles Tool für die Personalverwaltung, insbesondere in Zeiten der Telearbeit, wenn der Überblick über die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter eingeschränkt ist. Mit Napta können Sie die tatsächliche und prognostizierte Verfügbarkeit Ihrer Teams unabhängig von deren Standort genau ermitteln.
Wenn Sie eine Personalanfrage in Napta einreichen, müssen Sie die folgenden Felder ausfüllen:
• Frist (en) für die Anwerbung von Mitarbeitern
• Position und Dienstalter• Gesuchte Fähigkeiten
• Herkunftsbehörde
• Standort
• Vertragstypen (intern, extern, freiberuflich)
Obwohl alle Kriterien optional sind, empfehlen wir unseren Kunden, die genauesten Personalanfragen zu stellen, um den relevantesten Mitarbeiter für die Mission zu finden.
Um verschiedene Besetzungsszenarien direkt in der Anwendung zu erstellen, müssen Sie Ihre Personalbesetzung lediglich als „simuliert“ kennzeichnen, wenn Sie auf eine Personalanfrage antworten.
Somit erscheint der ausgewählte Mitarbeiter im Projektteam und seine vorläufige Verfügbarkeit wird aktualisiert. Andererseits erhält der betreffende Mitarbeiter keine Benachrichtigung darüber, dass sein Personalbestand bestätigt wurde. Nur Manager und Personalleiter haben Zugriff auf diese Informationen.
Obwohl Napta ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt ist, ist es dennoch möglich, einige der Informationen auf dem Antrag zu verwenden, um Ihrem Kunden den Vorschlag Ihres Projektteams vor der Mission vorzulegen. Gehen Sie dazu einfach zu den Profilen der Mitarbeiter, die das Projektteam bilden, und laden Sie deren Lebenslauf/Qualifikationsdatei herunter. Alle aktuellen Lebensläufe und Qualifikationsdateien werden von der Plattform unter Ihrer Vorlage exportiert.
Es ist möglich, die Lebensläufe Ihrer Mitarbeiter an jede Mission anzupassen. Wenn Sie die Lebenslauf-/Qualifikationsdatei eines Mitarbeiters herunterladen, werden Sie aufgefordert, die Informationen auszuwählen, die darauf erscheinen sollen: Fähigkeiten, vergangene Projekte, Berufserfahrungen... Es liegt an Ihnen, die relevantesten Elemente für die Mission auszuwählen.
Dank Napta haben Personalmanager einen globalen Überblick über die Profile der Mitarbeiter im Unternehmen, unabhängig von ihrer Abteilung/Geschäftseinheit, aus der sie stammen. Es ist daher sehr einfach, in Ihrem Unternehmen eine personalübergreifende Dynamik zwischen Abteilungen, aber auch zwischen geografischen Gebieten einzurichten. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Personalseite auf Napta.
Auf Napta stellen Manager ihre Personalanfragen direkt aus ihrer Projektübersicht heraus.
Bei Napta sind es die Personalleiter, die die Positionen der Mitarbeiter in den verschiedenen Projekten validieren.
Es ist möglich, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihr Interesse und ihren Wunsch, an einem Projekt zu arbeiten, direkt in der Bewerbung zu äußern. Dazu geht der Mitarbeiter zum Dashboard, von dem aus er aktuelle und zukünftige Projekte visualisiert. Er kann sehr einfach sein Interesse an diesen Projekten bekunden, indem er die Projektkarte mit „Gefällt mir“ markiert:
Diese Informationen stehen dem Personalleiter zur Verfügung, wenn er auf Personalanfragen von Managern reagiert.
Nach der Erstellung Ihres Kompetenzrahmens kümmert sich unser Team in Begleitung Ihres engagierten Account Managers darum, Ihr Repository (mit all seinen Besonderheiten) auf die Plattform zu importieren.
Die Erklärung der Fähigkeiten, des Fachwissens und der beruflichen Ambitionen basiert auf dem Profil eines Mitarbeiters. Von ihrem Profil aus können die Mitarbeiter auf den Qualifikationsrahmen des Unternehmens zugreifen. Er wählt die Fähigkeiten aus, über die er verfügt. Für jede Fähigkeit muss er sich dann anhand einer präzisen Bewertungsskala selbst einschätzen und angeben, ob er in Zukunft für diese Fähigkeit mobilisiert werden möchte (und sie daher in ein Ziel umwandeln möchte), wenn er im Gegenteil nicht für diese Fähigkeit mobilisiert werden möchte oder wenn er gleichgültig ist. Nach der Validierung erscheint der Skill in seinem Profil und ist für andere Nutzer der Plattform sichtbar.
Um einen Mitarbeiter mit einer bestimmten Fähigkeit auf Napta zu finden, müssen Sie lediglich die intelligente Suchmaschine verwenden. Geben Sie die fragliche Fähigkeit in die Suchleiste ein und der Algorithmus schlägt Ihnen kompetente Mitarbeiter vor, die auf dem Fachwissen basieren, nach dem Sie suchen.
Ein Mitarbeiter kann seine Fähigkeiten jederzeit direkt von seinem Profil aus in Ziele umwandeln. Klicken Sie im Profil-Tab „Fähigkeiten“ einfach auf die entsprechende Fähigkeit. Klicken Sie im Drop-down-Menü auf „Kompetenz entwickeln“. Die Fähigkeit erscheint dann blau im Profil, ein Zeichen dafür, dass sie nun vom Algorithmus und anderen Benutzern als Bestrebungen identifiziert wurde.
Um dein Können zu aktualisieren, gibt es zwei Möglichkeiten.
• Sie können Ihre Selbsteinschätzung zu einer Fähigkeit jederzeit in Ihrem Profil ändern. Klicken Sie im Tab „Fähigkeiten“ auf die betreffende Fähigkeit. Klicke im Drop-down-Menü auf „Diese Fähigkeit bewerten“. Sie können dann die Note ändern, die Sie sich selbst gegeben haben.
• Ihr Fachwissen wird auch zu verschiedenen Zeiten automatisch auf der Plattform aktualisiert:
· Nach dem Feedback Ihres Managers
· Nach einer Bewertung am Ende der Mission
· Nach einer jährlichen Bewertung
In diesen drei Fällen müssen Sie von Ihrer Seite aus keine Manipulationen vornehmen. Das Update wird automatisch nach der Validierung der oben genannten Elemente durchgeführt.
Auf Napta haben Sie die Möglichkeit, Benutzern neue Fähigkeiten vorschlagen zu lassen, die nicht Teil Ihres Repositorys sind. Zu diesem Zweck können Mitarbeiter, wenn sie ihre Fähigkeiten in ihren Profilen angeben, eine fehlende Fähigkeit in das Feld „Fähigkeit hinzufügen“ schreiben. Wir empfehlen unseren Kunden generell, diese Möglichkeit in den zwei Monaten nach der Eröffnung der Plattform offen zu lassen, um das Repository dank des Feedbacks der Nutzer zu perfektionieren. Nach Ablauf dieser Zeit werden spontane Vorschläge und die Erweiterung des Frameworks um neue Fähigkeiten Gegenstand von Umfragen und speziellen Aktionen, die das ganze Jahr über regelmäßig durchgeführt werden.
In der Tat verwenden mehrere unserer Kunden Napta auch als Schulungskatalog. Wir haben ein Modul „Projektmanagement“, mit dem Sie diesen Katalog erstellen können. Zögern Sie nicht, unser Team zu kontaktieren, wenn Sie auch eine Demonstration dieses Moduls wünschen.
Napta ist kein HRIS, sondern eine Software, die das HRIS ergänzt. Die Napa-Plattform ist spezialisiert auf:
• Personal- und Qualifikationsmanagement
• Überwachung der betrieblichen und finanziellen Leistung
• Projektmanagement
• Evaluierungskampagnen/Feedback am Ende des Projekts
• die Weiterverfolgung der Karriere des Mitarbeiters
• den Export des Lebenslaufs des Mitarbeiters.
Napta verfügt nicht über einige charakteristische HRIS-Module (Verwaltung von Mitarbeiterverträgen, Gehaltsabrechnung usw.). Napta ist jedoch ein Tool, das fast systematisch in das HRIS der Kunden integriert wird, um automatisch Mitarbeiterdaten abzurufen und die Ein- und Ausgänge der Mitarbeiter im Unternehmen automatisch zu verwalten. Dadurch wird eine doppelte Eingabe zwischen HRIS und Napta vermieden.
Es ist durchaus möglich, auf externe Mitarbeiter (Kandidaten, Freelancer, Partner...) in Napta zu verweisen. Auf diese Weise können Sie den Ressourcenpool einfach aufbauen. Bei einigen unserer Kunden machen externe Mitarbeiter bis zu 20% der Nutzer des Tools aus. Darüber hinaus ist es bei externen Ressourcen möglich, ihre Fähigkeiten und ihr bisheriges Erfahrungsprofil sehr schnell zu ermitteln, indem ihr Lebenslauf in das Tool importiert wird. Die Plattform ist in der Lage, einen Lebenslauf zu „lesen“, um sofort und automatisch ein Profil zu vervollständigen.
Bei großen Unternehmen (> 500 Mitarbeiter) vergehen zwischen dem Projektstart und der endgültigen Validierung der Skills Map 5 bis 6 Wochen. Bei kleineren Unternehmen kann dies innerhalb von 3-4 Wochen abgeschlossen werden. Dann dauert die Kampagne zum Ausfüllen von Profilen durch Mitarbeiter in der Regel 3 Wochen, unabhängig von der Größe des Unternehmens.
Wir haben mehrere Kunden, die ihr Skill-Mapping hauptsächlich nutzen, um Teams für interne Projekte zusammenzustellen. Diese internen Projekte erfordern oft sehr unterschiedliche Fähigkeiten und daher gibt es Profile, die in verschiedenen Einheiten vorhanden sind. Eine Kompetenzübersicht und damit eine Skills-Engine ermöglichen es daher, schnell die richtigen Profile für die Zusammenstellung von Teams zu finden und manchmal auch Einheiten einzubeziehen, die zuvor nicht zusammengearbeitet haben.
Die Napta-Lösung verfügt über eine sehr offene API und kann in verschiedene Systeme integriert werden: ein Personalregister, ein ERP, ein CRM, ein HRIS, ein Bewertungstool usw... Die in diesen Tools enthaltenen Informationen werden automatisch von Napta abgerufen, wodurch Doppeleingaben vermieden und die Konsistenz der Daten zwischen den verschiedenen Systemen gewährleistet werden kann.
Um die Stresskompetenzen in Ihrem Unternehmen zu visualisieren, können Sie unser Reporting „Load Monitoring“ verwenden. Es hebt auf einfache Weise die Fähigkeiten mit der höchsten Verfügbarkeitsrate hervor. Auf diese Weise können Sie Schulungs- und Rekrutierungspläne antizipieren. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie unsere Seite zum Thema Kompetenzmanagement.
Bei Napta wollen wir die Plattform extrem flexibel machen, insbesondere wenn es um Lese-/Bearbeitungsfähigkeiten geht. Jeder unserer Kunden kann vor dem Start die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte je nach Benutzertyp festlegen. Bei unseren Kunden haben Mitarbeiter häufig Zugriff auf ihr eigenes Profil (Fähigkeiten, zugehörige Bewertungen, Bewertungshistorie) und auf die Profile anderer Mitarbeiter, sodass der Informationsaustausch effektiv ist. Es kommt jedoch häufig vor, dass der Kunde möchte, dass ein Mitarbeiter nur die Kompetenzkennzeichnungen im Profil eines anderen Mitarbeiters derselben Besoldungsgruppe sieht und nicht die Qualifikationswerte. Auf der anderen Seite können Management und Personalabteilung in der Regel alles sehen. Einige Kunden fordern auch, den Zugriff eines bestimmten Mitarbeiters nur auf die Profile der Mitarbeiter seiner Unternehmen/Geschäftseinheit zu beschränken, was auch auf der Plattform möglich ist. Dies sind nur Beispiele für Verwaltungsregeln. Beachten Sie, dass die Plattform in Bezug auf die Konfiguration dieser Rechte sehr flexibel ist.
Napta kann eine Verbindung zu Ihrer API herstellen, um Daten abzurufen oder zu übertragen. Wir können dies auch über einen einfachen Dateiaustausch tun oder Ihnen sogar die Möglichkeit geben, eine Verbindung zu unserer API herzustellen, um mit unserer Lösung zu interagieren.
Wenn Sie eine Ressourcenanfrage in Napta einreichen, müssen Sie folgende Felder ausfüllen:
Obwohl alle Kriterien optional sind, empfehlen wir Ihnen, die genauesten Personalanfragen zu stellen, um den relevantesten Mitarbeiter für Ihre Mission zu finden. Denken Sie daran, dass Sie so viele Kriterien hinzufügen können, wie Sie möchten, um Ihre Plattform entsprechend Ihren Bedürfnissen zu konfigurieren.
Bei Napta wollen wir die Plattform extrem flexibel gestalten, insbesondere im Hinblick auf die Rechte zum Lesen/Bearbeiten von Personalanfragen.
Im Allgemeinen sind es die für die Personalbesetzung zuständigen Personen, die die Ressourcenanfragen der Manager einsehen und mit ihnen interagieren können. Es ist jedoch auch möglich, Ihren Mitarbeitern Einblick in Anfragen zu geben, ohne dass sie darauf antworten können.
Die Initialisierung des Talentpools kann dank der Verbindung zwischen Napta und Ihrem ERP oder HRIS erfolgen. Wenn Sie möchten, ist es auch möglich, die Profile Ihrer Talente zu erstellen, indem Sie Flatfiles oder Lebensläufe importieren. Wir empfehlen unseren Kunden jedoch, der Verbindung zwischen Napta und Personalmanagement-Tools Priorität einzuräumen: Die in diesen Tools enthaltenen Informationen werden automatisch von Napta abgerufen, wodurch doppelte Eingaben vermieden und die Konsistenz der Daten zwischen den verschiedenen Systemen gewährleistet werden kann.
Jeder, der für die Personalverwaltung verantwortlich ist, kann die simulierte Personalbesetzungsfunktion nutzen. Das hängt von der Nachfrage und dem Prozess unserer Kunden ab. So ist es beispielsweise möglich, die simulierte Personalbesetzungsfunktion für Manager zu aktivieren, die so Mitarbeiter für ihre Aufgaben präpositionieren können. Der Personalausschuss kann dann den Vorschlag je nach Bedarf validieren oder nicht.
Sie können die Lebensläufe Ihrer Mitarbeiter in dem an Ihre Bedürfnisse und die Anfragen Ihrer Kunden angepassten Format (PDF, WORD oder PPT) exportieren, ohne Ihre Vorlage zu ändern.
Auf Napta kann das Fachwissen der Fähigkeiten von zwei Akteuren aktualisiert werden. Erstens der Mitarbeiter, der selbst sein Fachwissen und das damit verbundene Niveau, das er für sich selbst hält, zur Verfügung stellt. Dann ist es möglich, dieses Niveau durch eine Bewertung durch einen Kollegen oder einen Manager, beispielsweise während einer jährlichen Bewertung oder am Ende der Mission, „validieren“ zu lassen.
Sie können Ihren Kompetenzrahmen direkt aus einer Excel-Datei integrieren.
Wir können einen Schulungskatalog auf Napta importieren und verwalten. Er wird wie Projekte verwaltet und Ihre Mitarbeiter können die Kurse sehen und ihr Interesse bekunden (über das ähnliche Projekt). Personalmanager werden in der Lage sein, den Mitarbeitern anhand ihrer Fähigkeiten, Karrierewege und Positionierungswünsche die richtigen Schulungen zuzuweisen.
Alle in Napta enthaltenen Daten können exportiert und in Datenmodellierungs- und Analysetools verwendet werden. Zusätzlich zu den auf der Plattform verfügbaren Berichten können Sie Napta mit Ihren BI-Tools verbinden, um für Ihr Unternehmen spezifische Berichte zu erstellen.
Heute stehen für den Export von Berichten und Daten zwei Formate zur Verfügung: .xslx (Excel) or.csv.
Es ist durchaus möglich, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn während eines Projekts Änderungen oder Modifikationen vorgenommen werden. Wie bei den Lese- oder Veröffentlichungsrechten legen Sie fest, wer welche Benachrichtigungen wann erhält. Sie können beispielsweise entscheiden, eine automatische Benachrichtigung an einen Mitarbeiter zu senden, dessen Personaldauer sich während des Projekts geändert hat.
Mit Napta können Sie Ihre jährlichen Interviews und Evaluationen am Ende der Mission direkt auf der Plattform durchführen. Sie können also Vorlagen für Bewerbungsformulare im Voraus definieren und planen, dass diese an Ihre Mitarbeiter gesendet oder geöffnet werden. Sie können sich auch automatisch in den E-Mail-Zeitplan einloggen.
Wenn Ihre Plattform initialisiert ist, können Sie die KPIs und Informationen, die in Ihren Projekten überwacht werden sollen, vollständig nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren.
Ihre Mitarbeiter können die Zeit, die sie für jedes ihrer Projekte aufgewendet haben, direkt in Napta melden. Sie haben auch die Möglichkeit, Napta mit Ihrem Zeitmanagement-Tool zu verbinden und die von Ihren Teams eingegebenen Zeiten darin zu importieren.
Genau wie bei den Fähigkeiten wird die Verfügbarkeit der Mitarbeiter direkt im Tool verwaltet. Jeder Einsatz eines Mitarbeiters an einem Projekt ist mit einem Start-/Enddatum der Besetzung sowie einer Personalquote verknüpft. All diese Elemente, zusammengezählt und durch externe Daten (z. B. Urlaub) ergänzt, ermöglichen die Berechnung der geschätzten Personalquote für jeden Mitarbeiter/jede Einheit insgesamt. Hier ist die Verbindung mit Tools von Drittanbietern (HRIS, ERP, CRM) wertvoll und ermöglicht die Vermeidung zahlreicher Doppeleingaben.