3 raisons pour lesquelles le télétravail rend la digitalisation du staffing nécessaire

Dans une période aussi complexe que la crise sanitaire actuelle, les entreprises sont forcées d’avoir recours massivement au télétravail sans pour autant réduire le nombre de projets réalisés. Malheureusement, les conversations informelles qui caractérisent le travail au bureau n’étant plus possibles, la transmission des informations et l'exercice de la planification des ressources deviennent un véritable casse-tête. C’est pourquoi, en cette période de travail à domicile, il est vital pour votre entreprise de revoir son process d’allocation des ressources.

‍

La digitalisation de ce process pourra notamment vous permettre d’économiser du temps sur la gestion du staffing, de garder un lien fort avec vos collaborateurs, et de réaliser autant de projets - si ce n’est plus - que précédemment.

‍

Pour quelles raisons la digitalisation de votre process de staffing est-elle nécessaire, particulièrement en période de télétravail ?

‍

1. Pour s’assurer que toutes les informations sont centralisées et à jour

‍

Que l’on parle des informations concernant vos collaborateurs, les projets en cours ou les projets à venir, la règle est simple : chacun au sein de votre organisation doit pouvoir trouver l’information dont il a besoin.

‍

⏳ Les responsables staffing doivent pouvoir accéder aux disponibilités et aux compétences des collaborateurs rapidement pour créer les équipes projets. Le télétravail a tendance à réduire la réactivité dans les échanges et le partage d’informations. Pourtant, ces échanges sont clés lorsque l’on souhaite staffer une équipe et gagner un projet. Il est donc nécessaire de centraliser sur un outil toutes les informations utiles à l’allocation des ressources.

📅 Les managers doivent avoir accès au planning de leurs collaborateurs et doivent pouvoir indiquer simplement aux responsables staffing que celui-ci est à jour.

💪 Les collaborateurs doivent avoir une visibilité sur leur charge de travail en cours et à venir dans les prochaines semaines et être notifiés en temps réel des modifications.

⛰ Les dirigeants doivent obtenir rapidement des données consolidées de leur activité à venir pour anticiper le staffing et tous les sujets connexes (recrutement, formation, activité partielle …). Une anticipation indispensable dans un contexte d’incertitudes.

‍

Même si vous avez le sentiment que toutes ces informations sont déjà disponibles dans d’autres outils (SIRH, CRM, ERP…), elles doivent être centralisées dans un outil de staffing dédié afin de supporter un process d’allocation des ressources optimal.

‍

2. Pour supporter les réunions de staffing à distance

‍

Acter des choix de staffing via des réunions de staffing à distance est un exercice complexe, notamment car les réunions de staffing font l’objet de discussions intenses et de manipulations en temps réel d’un grand nombre d’informations. De plus, il est courant d’observer que la fréquence des réunions de staffing s’accélère en cette période difficile car certains projets sont décalés, gelés, bloqués… Pour gagner en efficacité lors des réunions de staffing, il est nécessaire de bien les préparer et de profiter d’une solution qui actualise l’ensemble des données staffing en séance :

‍

💫 la centralisation des demandes qualifiées de staffing émises par les managers sera simplifiée et fera gagner du temps aux responsables staffing. En effet, ils n’auront plus besoin d’aller demander spécifiquement leurs besoins à chaque manager en amont des réunions car les relances seront automatisées ;

🙋 les managers pourront directement consulter les disponibilités de leurs collaborateurs et faire des demandes de profils particuliers pour leurs projets ;

🥇 les demandes de staffing seront priorisées pour que les demandes les plus urgentes soient traitées en premier pendant les réunions ;

✅ lorsque le staffing d’un collaborateur est validé, ses disponibilités seront automatiquement mises à jour et il ne sera plus proposé pour les arbitrages ultérieurs. Tous les indicateurs de staffing sont également mis à jour ;

🔔 toutes les parties prenantes sont informées des modifications via des jeux de notifications, même celles qui n’ont pas pu être présentes lors de la réunion.

‍

Si les réunions de staffing sont déjà complexes en présentiel dans un contexte moins incertain, réunir toutes les informations, les partager avec les parties prenantes et faire des choix de staffing à distance relève de l’impossible. Un outil digital qui permet à tous d’accéder aux informations nécessaires et de les mettre à jour au cours de la réunion permet un gain de temps considérable et une meilleure transmission des informations.