Planungssoftware und Gantt-Diagramm: Was sind die Unterschiede?
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Estelle
Inhaltsmanager
February 15, 2022
5 Minuten
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Wenn es darum geht projektleitung, jeder hat ein Mitspracherecht, wie man am besten loslegen kann. Angesichts all der verschiedenen verfügbaren Software (und ihrer Funktionen) ist es leicht, sich zu verirren. Unter den vielen verfügbaren Planungstools haben Sie wahrscheinlich schon vom Gantt-Diagramm gehört, das sich erheblich von Planungssoftware wie Napta unterscheidet. Aber was sind ihre Unterschiede?
Das Gantt-Diagramm ist in Unternehmen aufgrund seiner Form und der globalen Sichtbarkeit, die es einem Projekt bietet, sehr beliebt. Es ist auch eine hervorragende Möglichkeit, die vorläufige Planung des Projekts und die Abhängigkeit der Aufgaben hervorzuheben.
Das Gantt-Diagramm definiert jede Phase des Projekts mit großer Präzision. Es bietet eine Abbildung des Projektfortschritts an mehreren Checkpoints. Jede Phase setzt sich aus ihrer Frist, den am Projekt beteiligten Akteuren sowie der für jede Phase des Projekts erforderlichen Abschlusszeit zusammen.
Das Gantt-Diagramm ist sehr oft in einer Excel-Datei enthalten, da jedes Feld seine eigene Funktionalität hat. Obwohl die Idee für das Formular gut ist, sollte nicht vergessen werden, dass diese Art von Dokument dazu neigt, schnell veraltet zu sein, wenn es nicht gewissenhaft aktualisiert wird. Es ist ratsam, eine Vorlage zu erstellen, um bei jedem neuen Projekt von einer leeren Basis auszugehen. Andernfalls finden Sie sich möglicherweise nicht mehr zurecht und machen Fehler!
Das Gantt-Diagramm bietet einen detaillierten Überblick über jede Phase des Projekts. Es werden keine Details ausgelassen, um sicherzustellen, dass jeder weiß:
Während des Projekts ist es möglich, die Kästchen zu jeder Phase und/oder Aufgabe anzukreuzen oder Markierungen (Farben, Tags, Beschriftungen...) hinzuzufügen, um den Fortschritt zu melden. Auf diese Weise kann jedes Teammitglied sehen, welche Arbeit geleistet wurde und was noch zu tun ist.
Das Gantt-Diagramm ist ein nützliches Planungstool sowohl für den Manager/Projektmanager als auch für die Mitarbeiter, die an letzterem arbeiten. Seien Sie jedoch vorsichtig: Wenn Sie ein Dokument wie eine Excel-Datei verwenden, können Fehler auftreten. Änderungen, Eingabefehler, Versionskonflikte... Dadurch kann das Dokument schnell gefälscht oder veraltet sein. Es wird empfohlen, nur Personen Sichtbarkeits- und Änderungsrechte zu gewähren, die für das Projekt unerlässlich sind, um Fehler zu vermeiden.
Wenn Sie Software verwenden, die auf das Gantt-Diagramm spezialisiert ist, ist es möglich, fortgeschrittenere Programme zu finden. Einige sind je nach Anzahl der Benutzer kostenpflichtig. Andere bieten monatliche Tarife an, abhängig von den angeforderten Funktionen. Eine Historie der Chart-Updates ist verfügbar und listet alle Aktionen auf.
Das Planungssoftware ist ganz anders. Letzteres bietet keine so detaillierte Darstellung des aktuellen Projekts. Im Gegensatz zum Gantt-Diagramm bietet es jedoch einen viel breiteren Überblick über laufende Projekte innerhalb einer Organisation.
Der Vorteil von Planungssoftware besteht darin, dass sie in den Aufgaben der Mitarbeiter vielfältig und allmächtig ist. Ihr Aktionsbereich ist sehr breit, da Ihre Software logistische Bedürfnisse, Ressourcenzuweisungen, Ressourcen, Interessenvertreter, Termine, Verfügbarkeit von Mitarbeitern usw. berücksichtigt. Ihr großer Vorteil ist, dass sie viele Parameter wie die Belegungsrate der Mitarbeiter berücksichtigt, um ein Projekt vorzuschlagen, bei dem jedes Teammitglied Zeit hat, seine Mission zu erfüllen.
Es ist möglich, ein Beispiel für eine Excel-Zeitplanvorlage online zu finden. Diese Modelle sind zwar ideal für Anfänger, können aber schnell an ihre Grenzen stoßen. Wir empfehlen Ihnen, eine zu bevorzugen professionelle Software, entwickelt, um alle Ihre Bedürfnisse ohne den geringsten Fehler zu erfüllen.
Eins Planungstool jonglieren Sie zwischen verschiedenen Funktionen:
Wie oben erwähnt, ein Mit der Planungssoftware können Sie jedes Projekt besser antizipieren, um die richtigen Leute zur richtigen Zeit zusammenzubringen. Sie wissen in Echtzeit, wer für jedes Projekt zur Verfügung steht, den Fortschritt des Projekts, die generierten und zukünftigen Mittel usw. Die Planungssoftware bietet einfach eine 360°-Ansicht der laufenden Projekte. Es ist ein Verwaltungstool global, was es ermöglicht, den Fortschritt von Projekten auf allen Ebenen des Unternehmens, von den Mitgliedern des Projektteams bis hin zum Verwaltungsausschuss, sichtbar zu machen. Es ermöglicht die Erfassung wichtiger Daten für die Umsetzung von Personalmaßnahmen, aber auch zur Unterstützung der Entscheidungsfindung von Managern.
Wenn Sie anfangen in Projektplanung, Sie haben alle Chancen, mit Planungssoftware zu arbeiten. Letzteres bietet einen 360-Grad-Überblick über die Aktivitäten des Unternehmens. Das Gantt-Diagramm seinerseits ist vor allem ein vorläufiger Zeitplan für ein einzelnes Projekt.
Diese beiden Tools benötigen jedoch beide, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Wenn Sie ein Großprojekt in Angriff nehmen, empfehlen wir Ihnen, ein Planungstool zu verwenden, das Ihre Produktivität und Teamkoordination erhöht. Wenn Sie der Meinung sind, dass Funktionen fehlen, liegt das daran, dass Sie noch nicht den perfekten vorläufigen Zeitplan gefunden haben.
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