Remettre les collaborateurs au cœur de la gestion de vos projets
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Estelle
Content manager
September 20, 2020
6 min
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Notre CEO Arnaud Caldichoury répond à toutes nos questions sur l'importance des collaborateurs et de leurs aspirations dans la gestion de projet.
On observe actuellement deux grandes tendances dans les moyennes et grandes entreprises.
La première tendance est la remise en question croissante de leurs méthodes traditionnelles d’organisation du travail. Les entreprises ont besoin d’être de plus en plus réactives et agiles, c’est-à-dire d’être en capacité de livrer des produits et finaliser des projets toujours plus rapidement. Pour ce faire, l’une des clés est d’identifier et de constituer des équipes projets performantes instantanément.
D’abord, cela implique de connaître parfaitement ses équipes (compétences, disponibilités, expériences, etc). La logique de connaissance d’un collaborateur uniquement via une fiche de poste est quelque peu remise en cause, dans le sens où le collaborateur est de moins en moins cantonné à un unique poste précis, avec des responsabilités bien délimitées pendant plusieurs années. Il est de plus en plus mobile, participe dorénavant à de multiples projets de plus courte durée, avec d’autres collaborateurs de l’entreprise aux compétences différentes. Autrement dit, chaque collaborateur possède un ensemble de compétences, lui permettant ainsi d’intervenir sur différents projets.
Ensuite, l’organisation doit avoir accès à un maximum de ressources pour trouver les profils les plus pertinents pour un projet. Pour cela, les entreprises cherchent souvent à décloisonner les départements. L’objectif pour ces groupes est de parvenir à lancer des projets transdépartements, en constituant des équipes pluridisciplinaires pour les réaliser.
Ce procédé renforce la collaboration et le partage de savoir-faire entre départements.
En parallèle, la deuxième tendance est l’accroissement de l’exigence du collaborateur envers son entreprise autour de son développement professionnel. Le collaborateur attend en effet de plus en plus de son entreprise qu’elle ait la capacité à l’affecter sur des projets qui répondent à ses expertises et aspirations en termes de développement de compétences.
Ces deux grandes tendances combinées mettent l’enjeu de la gestion des compétences et de la planification des projets au premier plan. Les grandes entreprises doivent absolument s’équiper de plateformes digitales pour s’adapter à ces changements majeurs d’organisation du travail et de mentalité du collaborateur. Actuellement, ces entreprises sont sous-équipées dans ce domaine, ce qui entraîne des constitutions d’équipes projets approximatives, des projets moins aboutis et un risque accru d’insatisfaction des collaborateurs.
L’ambition de notre plateforme Napta est d’équiper ces grandes structures pour qu’elles s’adaptent à la perfection à ces deux grandes tendances.
La clé d’un projet réussi, c’est une équipe motivée. L’objectif pour les organisations est de choisir des collaborateurs engagés dans les projets sur lesquels ils sont mobilisés.
Les responsables RH et managers doivent être à l’écoute des collaborateurs en leur demandant les compétences sur lesquelles ils souhaitent progresser et leurs perspectives d’évolution au sein de l’entreprise. Cela permet ensuite d’affecter les profils les plus pertinents et motivés sur les projets de l’entreprise.
Au-delà de la réussite des projets, un collaborateur engagé et motivé est un collaborateur qui reste et apporte beaucoup à son entreprise ! S’il ne se sent pas écouté, et que son positionnement sur des projets s’avère être opaque et injustifié, il n’hésitera pas à claquer la porte. Quels que soient les domaines d’activités, un important turnover peut déstabiliser une entreprise. Au-delà de nuire au développement d’une vraie culture d’entreprise, le turnover impose un investissement humain conséquent dans le recrutement et la formation de remplaçants.
En conclusion, connaître les compétences des collaborateurs et leurs aspirations permet de simplifier l’allocation des ressources aux projets et de réduire le temps passé à la planification. De son côté, le collaborateur est bien plus satisfait et impliqué dans son projet. C’est win-win.
En donnant la parole au collaborateur via la plateforme. C’est en effet au collaborateur lui-même de déclarer ses compétences et aspirations professionnelles sur Napta.
Dans un premier temps, nous accompagnons les entreprises dans la construction de leur référentiel de compétences. Nous avons conçu une méthodologie innovante afin de pouvoir créer ce référentiel en collaboration avec chacun de nos clients. Chaque client peut - en quelques heures - concevoir avec notre aide un référentiel sur-mesure par rapport à son secteur d’activité et ses domaines d’expertise. Nous avons par exemple réalisé un référentiel de compétences exhaustif et personnalisé pour la R&D d’un grand groupe énergétique français, pour le département IT d’un groupe de santé ou pour le service client d’un grand industriel français, en l’espace de quelques semaines seulement.
Une fois ce référentiel implémenté ensemble, les clients peuvent ajouter facilement et de façon autonome autant de compétences qu’ils le souhaitent au référentiel sur leur plateforme, et ce à n’importe quel moment.
La prochaine étape consiste à laisser la main aux collaborateurs, qui vont pouvoir grâce à leur profil déclarer leurs compétences et leurs aspirations professionnelles, parmi le référentiel créé en amont. La plateforme lui servira donc de vitrine pour être affecté aux projets qui l’intéressent et ainsi être maître de son parcours professionnel.
Il est également possible de définir des objectifs de développement de compétences pour chaque collaborateur, afin que celui-ci puisse suivre son avancée professionnelle au fil des années. Le collaborateur peut alors identifier ses marges de progression pour être considéré comme un expert dans tel ou tel domaine, et le responsable RH peut mettre en place les plans de formation nécessaires pour accompagner ses collaborateurs dans leur montée en compétences.
Napta met à disposition une plateforme très ergonomique qui permet de créer facilement des équipes projets en prenant en compte plusieurs dimensions: la disponibilité des collaborateurs, leurs expertises et également leurs aspirations. Les plateformes traditionnelles de gestion de projet ne se concentrent généralement que sur les aspects financiers / suivi des tâches des projets, alors que ce n’est que quelques paramètres de l’équation.
Par ailleurs, Napta permet également d’apporter beaucoup de transparence dans la constitution des équipes projets. Par exemple, dans un grand groupe énergétique, la planification des projets pour l’année suivante se faisait très souvent en comité réduit de managers haut placés. Dorénavant, tous les collaborateurs ont accès aux projets qui se lancent sur l’année à venir, et ils peuvent candidater sur ceux-ci. Les managers ont toujours le dernier mot, mais les échanges se sont multipliés entre managers et collaborateurs. L'allocation des ressources se fait en bonne intelligence, et les collaborateurs sont extrêmement satisfaits de pouvoir être acteur de leurs positionnements sur projets.
Dans un autre grand groupe français, la plateforme permet de monter des projets entre plusieurs divisions régionales d’une même entreprise. Avant le déploiement de la plateforme, chaque entité régionale réalisait ses projets en vase clos. Deux entités différentes pouvaient donc se retrouver à fournir le même travail en parallèle sans le savoir. Dorénavant, chaque entité régionale visualise via la plateforme les projets en cours dans les autres entités, et peut demander à y participer. Les projets transrégionaux se sont fortement développés. La coopération entre régions a été décuplée grâce à notre logiciel de gestion de projets.
Nous sommes tout à fait conscients que chaque entreprise a ses propres outils et processus internes.
L’une des principales forces de notre logiciel de staffing réside dans son interopérabilité. Elle peut se fondre très facilement dans l’infrastructure SI des clients, en s’intégrant si besoin aux logiciels en place (CRM, SIRH, ERP, etc …), ce qui permet une circulation optimale des informations.
De plus, nous pouvons personnaliser tous les formulaires de la plateforme (pages profils et projets, formulaires de feedbacks, reportings…) afin que toutes les informations souhaitées soient affichées et stockées.
La personnalisation intervient également au moment de définir les droits de chacun sur le logiciel. Elle permet de répliquer exactement les process en place dans la structure, ce qui est un élément de choix déterminant pour nos clients.
Enfin, la plateforme Napta est modulable en fonction des besoins des entreprises. Nous avons la possibilité d’activer ou non certaines fonctionnalités pour rendre le logiciel le plus user-friendly et simple possible pour l’ensemble des utilisateurs.
L’ambition de Napta sur les 3 prochaines années est de devenir la plateforme de référence en Europe sur la gestion des compétences et la planification de projets, puisque ce sont des sujets cruciaux pour les entreprises. Elles ont besoin de solutions digitales pour adresser ces sujets, c’est notre credo.
Ces ambitions passent par une culture de l’excellence opérationnelle. Nos équipes s’évertuent à être irréprochables dans l’accompagnement de nos clients et le déploiement de la plateforme chez eux. C’est en entretenant cette culture de la perfection - en particulier dans la relation client - que notre plateforme deviendra incontournable. De plus, le déploiement rapide et efficace de la plateforme chez nos clients permet de rapidement constater les résultats. On sait notamment que 93% des collaborateurs sont satisfaits suite au déploiement de la plateforme et que le temps économisé par responsable des ressources représente jusqu'à 10 heures par semaine.
Par ailleurs, devenir un must-have suppose également une capacité d’innovation hors de commun. Pour cela, nous investissons de manière conséquente dans la R&D et notamment l’intelligence artificielle, afin de trouver l’optimum pour concilier les attentes des collaborateurs et les exigences opérationnelles des projets de l’entreprise.
Pour en savoir sur la manière d'implémenter des solutions personnalisées dans votre structure grâce à Napta, demandez à échanger avec un expert.
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À très bientôt chez Napta !
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