Construire un référentiel de compétences personnalisé en 6 étapes
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Estelle
Content manager
May 24, 2021
5 min
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Avoir une cartographie des compétences consolidée est impératif pour garantir l’efficacité de votre activité et de vos projets. Cette cartographie s’appuie sur un référentiel de compétences, compilant toutes les expertises présentes dans votre organisation.
Un référentiel de compétences est une liste de compétences préétablie par une entreprise. C’est sur cette liste que s’appuie la cartographie des compétences. Les collaborateurs peuvent parcourir ce référentiel et indiquer les compétences qui leur sont propres.
L’objectif d’un référentiel est donc d’établir une liste de compétences opérationnelles qui vous permettront de positionner vos équipes sur vos différents projets tout en prenant en compte leurs aspirations. Il sert notamment de langage commun à l’ensemble de votre entreprise, socle des stratégies RH et opérationnelles. Il donne également la possibilité à l'ensemble des collaborateurs d'identifier leurs compétences au sein du référentiel et de déterminer celles qu’il leur manque pour évoluer. De fait, il est important de soigner le référentiel de votre entreprise.
Mais alors, par où commencer ? Comment construire un référentiel personnalisé et actionnable par vos collaborateurs ?
Napta vous livre sa méthode et ses meilleurs conseils pour construire un référentiel de compétences adapté à votre activité en seulement 6 étapes.
Votre référentiel de compétences, comme nous l’avons vu plus haut, est le socle de la cartographie des compétences dans votre entreprise. Mais pour que ce référentiel remplisse parfaitement ses fonctions, il est primordial de déterminer en amont les objectifs de son utilisation.
Évidemment, vous construirez votre référentiel de sorte que ce dernier réponde à vos objectifs. Il sera donc différent en fonction des objectifs que vous avez définis, comme par exemple :
En résumé, avant de vous lancer dans la construction de votre référentiel, assurez-vous d’avoir déterminé à quels besoins précis celui-ci doit répondre.
💡 Chez Napta, nous accompagnons nos clients dans cette étape cruciale en détaillant avec eux leurs objectifs et besoins.
Pour être le plus précis possible et fidèle la réalité du terrain, votre référentiel de compétences doit impérativement contenir toutes les compétences présentes dans votre entreprise sans exception. Pour ce faire, vous allez devoir sonder tous les départements / services de votre organisation et récolter pour chacune d’elles les compétences détenues par les collaborateurs.
Astuce : si l’objectif de votre cartographie de compétences est de visualiser les compétences manquantes dans votre structure et par conséquent, établir des plans de recrutement et / ou de formation, pensez à lister également les compétences nécessaires pas, mais encore disponibles au sein de vos équipes pour les ajouter au référentiel !
💡 Conseil : mettez les managers d’équipes à contribution, ce sont les mieux placés pour connaître les compétences présentes dans leur équipe !
Un des objectifs inhérents à toute cartographie de compétences est de disposer d’un langage commun à toutes les parties prenantes de votre entreprise. Pour que votre référentiel remplisse correctement cette fonction, il ne suffit pas de lister les compétences dans un document ou un outil telles que vous les avez récoltées. Maintenant que vous disposez de cette précieuse liste, il convient de la lisser pour la rendre parfaitement compréhensible par vos collaborateurs : vérifiez que les libellés des compétences sont autoporteurs.
Dès la première lecture, vos collaborateurs doivent comprendre spécifiquement à quelle expertise correspond une compétence.
→ Pour une compétence opérationnelle en ressources humaines, le libellé "gestion des ressources" n'est pas assez explicite. Il pourrait s’agir de gestion des ressources budgétaires, des ressources humaines, des ressources matérielles... Il est donc préférable de préciser "gestion des ressources humaines".
→ Il convient également d’utiliser des acronymes lorsque cela est nécessaire : si vos équipes ont l’habitude d'utiliser des acronymes, ils s'attendront à les trouver dans le référentiel. Par exemple : "User Experience (UX)" au lieu de mettre uniquement "User Experience" ou "Intelligence artificielle (IA)" au lieu de mettre uniquement "Intelligence artificielle".
Parfois, il est difficile de décrire précisément une compétence sur une ligne de libellé. Mais pour rendre vos compétences facilement identifiables par vos collaborateurs, vous avez la possibilité d’y associer une courte description permettant de la mettre en contexte. Ainsi, vos collaborateurs peuvent déterminer bien plus facilement s’ils possèdent ou non une compétence.
Par exemple, pour la compétence Gestion de projets agile, on pourrait donner la description suivante : “Connaissance et pratique des méthodes agiles (Scrum, Kanban, etc…)”.
Naviguer parmi une liste de 200 compétences, ce n’est pas très user-friendly. Pour faciliter les recherches, nous vous conseillons de réunir vos compétences sous plusieurs catégories. Voici quelques exemples de catégories sous lesquels vous pourriez ranger les compétences de votre référentiel :
Attention : assurez-vous que vos catégories couvrent l’ensemble des compétences présentes dans vos différents départements, afin que toutes vos équipes puissent s’y retrouver facilement.
💡 Conseil : chez Napta, nous conseillons à nos clients de créer 10 à 25 catégories, avec 15 compétences en moyenne par catégorie.
Pour avoir un référentiel parfaitement actionnable, une dernière étape (mais pas des moindres) s’impose : digitaliser.
Pour pouvoir utiliser votre référentiel en fonction de vos objectifs et besoins, ce dernier doit être capable d’évoluer et de grandir en même temps que votre entreprise. Pour ça, une seule solution : posséder un outil digital et intelligent de gestion des compétences.
Rendre dynamique votre cartographie de compétences, ça veut dire que :
💡 Cette étape est probablement la plus difficile à mettre en place et à maintenir sur le long terme. Chez Napta, c’est le rôle de nos experts de s’assurer que votre référentiel est mis à jour et utilisable en temps réel. Nous partageons avec vous toutes les “best practices” et donnons la possibilité aux collaborateurs de suggérer de nouvelles compétences pour étoffer le référentiel grâce à notre solution.
Enfin, lorsque vous souhaiterez construire un référentiel parfaitement adapté à la mise en place d’une cartographie de compétences dynamique, pensez à vous entourer d’experts qui vous conseilleront sur les meilleures pratiques à adopter et qui vous accompagneront tout au long de votre initiative.
Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.
En complément de ce sujet, retrouvez notre template "Le plan de charge parfait pour réussir votre déploiement".
Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.
À très bientôt chez Napta !
Napta vous permet de mettre en place une cartographie de compétences au sein de votre entreprise et vous accompagne dans la construction de votre référentiel, en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Pour en savoir, contactez-nous !
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