Etablierung guter Managementpraktiken mithilfe Ihrer Personalsoftware
Agathe Placet
Inhaltsmanager
September 28, 2023
4 Minuten
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Wie Sie bereits wissen, ist die Personalausstattung ein wesentlicher Bestandteil für das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens. In der Tat ist das Personalmanagement manchmal komplex, aber gut verwaltet, wird es der Motor Ihrer Leistung sein.
Im Folgenden finden Sie einige bewährte Methoden, die Ihnen bei der Optimierung Ihres Personalprozesses helfen sollen:
Zuallererst ist es notwendig zu legen klare Personalregeln um eine reibungslose Abstimmung zwischen Personalverantwortlichen und Mitarbeitern zu gewährleisten. Aber was heißt „klar“? Jeder beteiligte Akteur muss seine Rolle, aber auch seine Rechte und Pflichten im Prozess verstehen. Projektmanager sollten verpflichtet werden, Personalanfragen mindestens 48 Stunden vor Projektbeginn zu stellen, um zu vermeiden, dass sie abgelehnt oder nicht bearbeitet werden.
Nehmen wir an, Ihre Mitarbeiter arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig. Ohne klar definierte Regeln könnte die Verteilung der Ressourcen schnell ins Chaos ausarten. Um diesem potenziellen Chaos abzuhelfen, ist die Umsetzung bewährter Verfahren erforderlich. Dies kann den Einsatz von Personalinstrumenten, die Festlegung klarer Prioritäten für jedes Projekt und die Festlegung von Vorbereitungsfristen für jede Aufgabe und jedes Projekt beinhalten.
Durch die Festlegung von Vorbereitungsterminen vermeiden Sie unnötige Notsituationen, um Platz für eine bessere Nutzung der verfügbaren Ressourcen und eine effektivere Projektabwicklung zu schaffen.
Die Personalleiter müssen ihrerseits den Eingang der Anfrage innerhalb eines halben Tages bestätigen und innerhalb von zwei Arbeitstagen eine Antwort geben. Es empfiehlt sich daher, die Personalbesetzung vor der Unterzeichnung anhand kommerzieller Möglichkeiten vorzunehmen. Dieses Verfahren schafft ein Arbeitsumfeld, das die Kommunikation und Entscheidungsfindung erleichtert.
Die Personalausstattung erfordert eine engagierte Person (oder ein Team), um diesen Prozess effektiv zu verwalten. Ihnen stehen mehrere Optionen zur Verfügung, davon gibt es 5 Hauptoptionen:
Diese Art der Organisation impliziert, dass ein (oder mehrere) Mitarbeiter in Vollzeit für Personalmanagementaufgaben eingestellt werden. Im Allgemeinen beziehen sich diese Profile auf einen definierten Bereich: eine Geschäftseinheit, eine Agentur, einen Stab von Beratern...
Diese Arbeitsweise setzt voraus, dass ein oder mehrere Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen für die Personalverwaltung im Unternehmen verantwortlich sind (zusätzlich zu den Aufgaben in ihrer Stellenbeschreibung).
Bei dieser Organisationsform weisen Projektmanager und Manager Berater direkt den Projekten zu, für die sie verantwortlich sind, entsprechend ihren aktuellen Bedürfnissen. Sie wählen Mitarbeiter innerhalb ihrer Geschäftsbereiche aus und stellen ihre Projektteams selbstständig zusammen.
In ESNs sind Vertriebsmitarbeiter und Wirtschaftsingenieure für die Personalausstattung verantwortlich. Sie verwalten den gesamten Chat-Kanal mit dem Kunden.
In diesem Modus sind eine oder mehrere Personen im Unternehmen (kleine Größe) zusätzlich zu ihrer Tätigkeit für einen begrenzten Zeitraum (6 bis 18 Monate) für die Personalverwaltung verantwortlich. Dieser Modus basiert auf dem Prinzip der „Delegation“ und die benannten Beamten müssen echte Schweizer Taschenmesser sein.
Um die beste Option auszuwählen, müssen Sie verschiedene Variablen berücksichtigen, z. B. die Größe Ihres Unternehmens, die Komplexität Ihrer Projekte und sogar Ihre Unternehmenskultur.. Die richtige Wahl bei der Personalverwaltung kann den Unterschied zwischen einem harmonischen und produktiven Team und einem chaotischen Arbeitsumfeld ausmachen. Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihre Bedürfnisse und Ressourcen richtig einzuschätzen, bevor Sie diese entscheidende Entscheidung für den Erfolg Ihrer Projekte und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter treffen.
Die Einrichtung eines regelmäßigen Personalrituals ist ebenfalls eine hervorragende Praxis. Egal, ob Sie sich für wöchentliche oder zweimonatliche Personalausschüsse entscheiden oder ob Sie sich dafür entscheiden, Personalanfragen von Managern „im Handumdrehen“ zu bearbeiten. Ein Besetzungsritual sorgt für eine bessere Koordination und eine bessere Vorbereitung auf die vorläufige Personalbesetzung im kommenden Monat. Warum erwägen Sie nicht, jeden ersten Montag im Monat eine Personalbesprechung abzuhalten?
Zweck dieser regelmäßigen Treffen ist es, die Gelegenheit zu bieten, den Ressourcenbedarf anzupassen und die Prioritäten im Zuge der Weiterentwicklung des Projekts neu zu bewerten. Dieses Ritual wird zu einer Art „Kontrollpunkt“, der die Kommunikation zwischen den verschiedenen Parteien erleichtert.
Bei Napta beispielsweise halten bei Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern nur 10% jede Woche Personalbesprechungen ab. In Unternehmen zwischen 75 und 1000 Mitarbeitern dagegen halten 72% von ihnen wöchentliche Besprechungen ab.
Schließlich macht die Einbeziehung von Managern und Mitarbeitern in den Personalbeschaffungsprozess einen großen Unterschied. Manager könnten bei der Personalanfrage Mitarbeiter vorschlagen, und Mitarbeiter könnten auf neue Geschäftschancen zugreifen, um sich bevorstehende Möglichkeiten vorzustellen.
Es ist auch interessant, Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, ihr Interesse zu bekunden und ihre Fähigkeiten hervorzuheben (LINK: Was ist der Platz für die Erfassung von Fähigkeiten in der Personalbesetzung?) für ein Projekt über ein „Gefällt mir“ -System, oder geben Sie ihnen vor der endgültigen Validierung Zugriff auf Vorbesetzungen. Durch diese kleinen Details werden die Mitarbeiter engagierter und wertvoller, weil sie ihnen das Gefühl geben, dass sie ihre Arbeit unter Kontrolle haben und eigenverantwortlich sind.
Willst du tiefer in das Thema einsteigen? Wir haben viele Ressourcen zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, weiter zu gehen.
Zusätzlich zu diesem Thema finden Sie unsere Weißbuch “Welche Kennzahlen sollten Sie beachten, um Ihr Personal richtig zu verwalten und Ihre Entscheidungsfindung zu verbessern?“
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