5 Schritte zur Einrichtung eines optimalen GPEC

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La GPEC, pour Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences, est un cadre appliqué dans l’univers des Ressources Humaines, mais pas que ! C’est avant tout une démarche qui tend à aligner les besoins actuels et futurs de l’entreprise. Pas une mince affaire, quand on ne l’a jamais réalisé… Et encore moins pour la mettre en place. Inévitable pour toute entreprise en phase d’évolution, nous vous présentons sa mise en place en 5 étapes, ni plus ni moins. 

Diagnostic de l’entreprise : cartographie des compétences

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La toute première étape de votre GPEC est de dresser le diagnostic de l’entreprise. Réunissez les responsables des différents départements, les managers et les collaborateurs impliqués depuis longtemps dans l’entreprise. Ce sont eux qui détiennent des informations capitales sur les compétences disponibles dans l'entreprises et nécessaires à la croissance. 

Avec eux, il ne vous reste plus qu’à dresser une liste de compétences attendues de tous vos collaborateurs actuels, ou en devenir. Cette liste est aussi connue sous le nom de référentiel de compétences. Pour clarifier vos attentes, il est préférable d’opter pour un outil collaboratif, qui renseigne pour chaque collaborateur :

• Ses compétences : la formation perçue (école, niveau bac et +, etc.), le niveau des compétences mobilisées pour chaque poste, etc. 
• Ses aspirations : ses envies en termes de montée en compétences, le secteur d’activité qui l’intéresse, le type d’emploi qu’il vise ou encore les collaborateurs avec qui il aimerait bien retravailler, etc. 
• Ses évolutions de carrière, qui peuvent être accompagnées au besoin de formations, pour l’aider à atteindre ses objectifs.  

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Votre cartographie des compétences dresse une photographie nette et précise de votre entreprise. Il ne reste plus qu’à répertorier les emplois, les effectifs et l’organisation actuelle. 

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Bon à savoir

Pour mieux réussir cette première partie de votre GPEC, nous vous encourageons à recourir à la méthode d’entonnoir. Celle-ci consiste à commencer votre diagnostic par le point d’entrée de l’entreprise : budget, emploi, ressources. Il ne vous reste plus qu’à développer votre stratégie selon ces trois axes. Utiliser votre cartographie de compétences pour faire correspondre avec les aspirations, les formations et les souhaits d’évolution de vos collaborateurs. N’oubliez pas de toujours manager les différents services et de donner un but commun à l’entreprise, afin que chaque collaborateur se sente intégré dans le projet.

Créez une organisation logique et ciblée

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Une fois que votre diagnostic est posé, vous devez l’utiliser judicieusement pour prendre les bonnes décisions. Que savez-vous des emplois et des compétences à venir ? Quels sont les objectifs sur le court et long terme ? Il est préférable de rajouter à votre organisation quelques critères supplémentaires. Pour vous aiguiller, gardez toujours en tête lors de votre projet :  

• Votre budget par projet : 

Par mission, par profil recherché, etc. Vérifiez que vous êtes toujours bénéficiaire lorsque vous procédez à un recrutement, que vous développez une formation, etc. Le chiffre d’affaires de l’entreprise doit être impacté de manière positive de chaque décision que vous prenez.  

• Par compétences : 

Les collaborateurs recrutés doivent posséder des hard skills pour être sélectionnés. Lors de la création d’une fiche de poste, ou si vous passez par un outil de staffing, consultez un référentiel commun. 

• Par profil : 

Le nombre d’années ou d’expérience demandé, le type d’entreprise avec qui votre collaborateur a déjà travaillé, etc. Il est aussi possible de trouver des collaborateurs aux aspirations différentes. Par exemple, certains peuvent expressément indiquer leur envie de travailler dans un secteur, une entreprise spécifique. Ce type de motivation peut être un critère de sélection non négligeable. À la différence d’un collaborateur avec un peu plus d’expérience, il développera bien plus vite les compétences manquantes pour finaliser le projet. Votre projet GPEC doit toujours garder une dimension humaine pour être performante. 

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