Gestion du planning en entreprise de services : définition et enjeux
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Estelle
Content manager
July 30, 2021
7 min
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Lorsque l’on parle de gestion du planning en entreprise, on attend souvent par là l’organisation du temps de travail, associé à des tâches et/ou actions à mener, sur une période donnée. Il peut s’agir du temps de travail d’un individu, ses tâches personnelles et ses propres échéances, comme du temps de travail consacré à un projet plus large, à l’échelle d’une équipe ou d’un département par exemple.
Pour les personnes en charge de la gestion du planning, cela revient alors à allouer un temps de travail à un individu ou un groupe d’individus, dans le but d’organiser de façon la plus optimale et simple possible leur travail.
Si la gestion du planning, dans la plupart des entreprises, est une problématique qui se pose à l’échelle d’un projet ou d’une équipe, l’enjeu de cette dernière est l’un des plus importants pour les entreprises de services. Et pour cause, la rentabilité de ce type d’entreprises repose sur leur capacité optimiser l’allocation de leurs ressources sur les missions des clients, en cours et à venir. En bref, organiser le temps de chaque collaborateur en fonction des différents projets.
Le rôle du responsable des plannings, bien qu’avant tout opérationnel, est étroitement lié à toutes les stratégies plus macro au seins d’une organisation. En effet, les décisions et choix d’allocation des ressources pris par ce dernier impacteront le déroulement des projets dans leur ensemble, mais également la rentabilité financière de l’entreprise et les plans d’actions élaborés par le service RH. Dès lors, la gestion du planning devient une problématique à la croisée des préoccupations opérationnelles, financières et RH.
Le principal objectif des managers est de garantir la performance de leur équipe sur chacun de leur projet et d’assurer que ces derniers soient délivrés en temps et en heure. Pour optimiser cette performance et absorber un maximum de projet, il est indispensable de connaître en temps réel les disponibilités et de pouvoir anticiper à plus ou moins long-terme les besoins en effectif.
L’un des premiers indicateurs de performance pour une entreprise est sa rentabilité. C’est pourquoi les dirigeants sont très attentifs aux taux de rentabilité de chaque projet, interne ou externe. Pour suivre cet indicateur de près et piloter au mieux son activité, il est primordial d’avoir à disposition des données fiables et actionnables.
Pour les services RH, connaître les ressources nécessaires à la réalisation des projets à venir permet d’anticiper les besoins futurs pour soutenir le développement de l’entreprise. Cela facilite la mise en place de plans de recrutement, de formation ou de mobilité pour assurer la disponibilité des dispositifs et compétences requis.
Il est donc évident que la mise en place d’un process de gestion des plannings optimisé est indispensable à la croissance et la pérennité d’une entreprise. Mais changer des process, même si ceux-là sont peu (voire pas) efficaces, est souvent un défi à relever pour les entreprises. Pourtant, les avantages liés à cette transformation (nécessaire !) sont légion :
Un process de gestion du planning établi et soutenu par un logiciel de planning dédié permet de faire gagner du temps à tous les niveaux de l’entreprise. Tout d’abord, les informations nécessaires au planning des équipes sont centralisées et mises à jour automatiquement, soit sans effort et sans risque d’erreur. Ce sont près de 10H de travail économisé chaque semaine pour les responsables des ressources ! Un résultat qui impacte les managers, pour qui le temps entre l’expression d’un besoin de ressources et le positionnement d’un collaborateur sur leur projet est réduit de 30%.
Une gestion du planning optimale permet, en amont du lancement des projets, d’assurer la mobilisation d’un dispositif parfaitement adapté aux besoins de ce dernier. Mais pas seulement ! Un process performant permet également, en cours de projet, d’ajuster et de modifier le dispositif en fonction de son évolution. Cette capacité à réagir face à des dérapages éventuels est essentiel pour optimiser les marges du projet et maximiser sa rentabilité, en termes de budget et de temps.
En planifiant les projets futurs sur la base des ressources disponibles à date dans votre entreprise, vous êtes en mesure de mettre en lumière les manques qui pourraient ralentir votre développement dans le futur. Par exemple, si vous absorbez de plus en plus de projet IT et que l’ensemble des collaborateurs compétents sur le sujet ne sont plus disponibles pendant 1 an, il est primordial de mettre en place des actions au niveau RH pour former ou recruter. Ainsi, vous ne laissez passer aucun projet par manque de ressources !
Les entreprises de services ont la particularité d’avoir une organisation interne basée à 100% sur ce que l’on appelle le “mode projet”. En effet, si les collaborateurs sont salariés de l’entreprise de services, l’objectif de cette dernière est de les positionner non pas sur des projets internes, mais sur des missions mandatées par des clients externes. C’est notamment le cas pour les cabinets de conseil et les ESN par exemple. Pour ces entreprises, l’organisation du travail ne se résume pas à établir les emplois du temps des collaborateurs, mais à finement positionner ces derniers sur les projets les plus cohérents avec leur disponibilité et leurs compétences.
La gestion du planning (aussi appelé “gestion du staffing”) conditionne leur rentabilité. Construire les équipes projets pour les missions entrantes est donc une tâche cruciale qui, à partir d’une certaine taille d’entreprise, fait l’objet d’un poste à par entière. Pour assurer le déroulement du projet dans les meilleures conditions et dans le respect du temps et du budget, il est indispensable de constituer une équipe projet compétente, disponible, expérimentée et motivée par la mission. Lorsque les équipes projets déployées réunissent ces conditions, les impacts sur l’activité et la performance se font ressentir :
En gérant correctement et simultanément le planning de l’ensemble des collaborateurs, vous ne dépassez pas 100% de taux de charge pour chaque individu. Les équipes constituées sont pleinement disponibles pour leur projet, ne s’épuisent pas et sont pleinement concentrées sur leur mission. La performance de chacun et de l’entreprise en général est améliorée.
Rares sont les projets qui se déroulent sans accroc du lancement à la date de fin. Les imprévus et les dérapages sont monnaies courantes, surtout sur les projets de longue durée. Une gestion du planning optimale vous permet cependant d’appréhender ces changements avec sérénité et efficacité. Vous êtes en mesure d’anticiper et de rebondir si les dates, le dispositif ou la mission évoluent.
Comme nous l’avons vu précédemment, la gestion du planning est à la croisée de tous les enjeux les plus importants d’une entreprise. Comme tous les autres process, son optimisation repose en grande partie sur la digitalisation et la capacité des entreprises à s’équipe correctement, avec des logiciels dédiés à cette problématique centrale dans les entreprises de services. Voyons maintenant quels sont les critères indispensables à remplir par une solution de gestion du planning pour vous permettre d’en obtenir pleine satisfaction.
Possibilité pour chaque manager / chef de projet d’avoir une vue sur les plannings globaux de la structure et d’y apporter des compléments ou des modifications si nécessaire.
Possibilité de créer un process adapté à votre entreprise et à vos besoins.
Possibilité de retrouver l’ensemble des données nécessaires à la planification (disponibilités, séniorité, compétences, aspirations, expériences passées, etc.).
Possibilité de gérer les droits d’accès et habilitations de chacun de manière flexible.
Possibilité de générer automatiquement des reportings.
Possibilité de communication via un système de notifications et d’alertes intelligent.
Possibilité de récupérer toutes les informations nécessaires à la gestion des plannings. Nécessite une API ouverte capable de se connecter à vos outils existants.
Obligation de respecter le RGPD et de garantir la protection et la sauvegarde des données.
Possibilité et capacité d’adaptation aux changements de vos process.
Possibilité de gérer son process de planning sur une interface simple et ergonomique.
Vous avez maintenant compris l’importance d’optimiser la gestion du planning dans votre entreprise. Cela permet de soutenir l’activité et la performance de l’entreprise et à vos collaborateurs de travailler sur des projets qui les motivent. C’est toute votre organisation qui en bénéficiera !
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En complément de ce sujet, retrouvez notre infographie "Pilotage du staffing : 5 modes d'organisation".
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