Ein Projekt spiegelt die zugewiesenen Ressourcen wider und wie diese Ressourcen verwendet werden. Budget, Zeit, Personal und Fähigkeiten: All diese Parameter sind wichtig, aber in unterschiedlichem Verhältnis, je nachdem, welches Projekt Sie einsetzen möchten.
Dort ist dein Prozess von Zuteilung von Ressourcen.
Erfahren Sie, wie wichtig ein optimales Ressourcenmanagement für Ihr Beratungsunternehmen ist und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um einen strategischen und agilen Ressourcenzuweisungsprozess zu entwerfen.
Das Zuteilung von Ressourcen (Ressourcenallokation) zielt darauf ab Maximierung der Nutzung begrenzter Ressourcen (Zeit, finanzielle Ressourcen, Personal usw.), um bestimmte Ziele zu erreichen. Es ist ein wesentlicher Bestandteil von projektleitung und strategische Entscheidungsfindung.
Um diesen Prozess zu optimieren, müssen Sie die Ressourcen in ihrer Vollständigkeit berücksichtigen, zum Beispiel:
Die Herausforderung beschränkt sich nicht nur auf die Identifizierung von Ressourcen. Für dein Beratungsfirma oder ESN (Digital Services Company) ist die Vielzahl von kurz-, mittel- oder langfristigen Projekten verschiedener Art eine zusätzliche Notwendigkeit, die berücksichtigt werden muss.
Einige Projekte erfordern sehr spezialisierte Fähigkeiten (Implementierung eines ERP-Systems zum Beispiel), während andere eine beinhalten transversales Know-how (z. B. ein digitales Entwicklungsprojekt für ein KMU).
Das Korrigieren eines Fehlers bei der Ressourcenzuweisung ist daher nicht einfach dasselbe wie ein paar Anrufe bei Ihren Beratern, um ihre Zuweisung für ein bestimmtes Projekt zu ändern. Um die Situation zu korrigieren, müssen Sie möglicherweise die gesamte Struktur des Projekts überprüfen, was sich unweigerlich auf Ihre Kundenbeziehung auswirkt.
Die Bedeutung von Zuteilung von Ressourcen sollte daher nicht übersehen werden.
Effektives Ressourcenmanagement ist nicht nur eine Frage des guten Organisationssinns, sondern vor allem entscheidend für die langfristige Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens aus den Gründen, die wir oben gesehen haben.
Eine schlechte Allokation von Ressourcen kann in der Tat schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben:
Es kann auch schaffe einen Teufelskreis. Nehmen wir das Beispiel eines ESN hat sich auf die Entwicklung mobiler Anwendungen spezialisiert. Entwicklerteams verfügen über Fähigkeiten, die für alle Projekte mobilisiert werden können. Wenn ein Projekt jedoch hinter dem Zeitplan zurückbleibt (z. B. weil die Anzahl der benötigten Entwickler unterschätzt wurde), hat dies einen Schneeballeffekt auf andere Projekte.
Schließlich wirkt sich die Verteilung der Ressourcen direkt auf die Finanzergebnisse des Unternehmens aus.
Die Verwaltung des Prozesses der Verwaltung und Verteilung von Ressourcen ist komplex. Das Unternehmen muss neben den Rohstoffen auch zahlreiche Variablen berücksichtigen.. Für einen Berater geht es beispielsweise nicht nur um seine Fähigkeiten, sondern auch um seine Affinitäten zu bestimmten Arten von Projekten, seine beruflichen Ambitionen usw.
Beratungsunternehmen und ESNs sind ebenfalls konfrontiert Unsicherheiten : Termine, Änderungen des Auftragsumfangs und schwankende Kundenanforderungen sind alles Faktoren, die sich wahrscheinlich auf das Ressourcenmanagement auswirken.
Nach allem, was wir Ihnen gerade vorgestellt haben, könnten Sie fast vergessen, dass Ressourcenmanagement tatsächlich eine echte Chance für Ihr Beratungsunternehmen ist. Projekte werden pünktlich ausgeführt, Kapital wird besser genutzt usw. Die Qualität der Ergebnisse wird verbessert und die Kundenzufriedenheit steigt.
Diese Vorteile fallen jedoch nicht vom Himmel und erfordern, dass Sie einen klar definierten Prozess definieren und befolgen.
Der erste Schritt, den Sie validieren müssen, ist verfügbare Ressourcen umfassend abbilden, wie Computerhardware, die Zeit, die Ihren Beratern zur Verfügung steht, und das Budget. Im speziellen Fall von Personalbesetzung, du musst gehen über die einfache Verfügbarkeit hinaus, um auch spezifische Fähigkeiten und Fachkenntnisse zu verstehen, und die anderen Projekte, denen jede Ressource bereits zugewiesen ist.
Nachdem Sie diese Ressourcen identifiziert haben, müssen Sie strategisch auf verschiedene Projekte verteilen. Einige haben enge Fristen, andere erfordern seltene Fähigkeiten, wieder andere sind entscheidend für den Umsatz usw.
Verwenden Sie dazu Ihren wichtige Leistungsindikatoren (KPI), Wichtiger Leistungsindikator auf Englisch). Sie helfen Ihnen dabei, die Verteilung der Ressourcen auf die wichtigsten oder dringendsten Projekte zu priorisieren.
Wenn allen Missionen, die Ihr Unternehmen ausführt, eines gemeinsam haben, dann ist es, dass die mangelnde Teamkoordination fatal ist. Es ist unmöglich, eine allwissende Vision von Ressourcen, Bedürfnissen, Projekten usw. zu haben. Sie müssen also den Ressourcenzuweisungsplan auch in Absprache mit den verschiedenen Interessenträgern erstellen. Dies können Abteilungsleiter, Projektmanager und manchmal die Kunden selbst sein.
Danke an Rückmeldung von Interessenten können Sie Anpassungen vornehmen und um den Plan von zu validieren Zuteilung von Ressourcen.
Flexibilität und Belastbarkeit sind wesentliche Merkmale eines jeden gute Allokation der Ressourcen.
Viele unvorhergesehene Ereignisse können die ordnungsgemäße Verwaltung eines Projekts beeinträchtigen. : Verzögerungen, plötzliche Nichtverfügbarkeit eines Beraters, Änderungen der Unternehmens- oder Kundenprioritäten usw.
Sie müssen daher agil sein, um Ressourcen schnell neu einsetzen zu können, falls in Zukunft eine wichtige Ressource fehlt.
Mehrere Tools erleichtern das Ressourcenmanagement. Kleinere Teams verwenden häufig kostenlos herunterladbare Matrizen, wie z. B. Gantt-Matrix. Für kleine Projekte ist es ein unverzichtbares Instrument zur Visualisierung von Terminen, Beziehungen zwischen verschiedenen Aufgaben usw. Es ist eine einfache Möglichkeit, den Fortschritt von Projekten zu überwachen und sicherzustellen, dass die Ressourcen ordnungsgemäß zugewiesen werden.
Diese Art von Technik stößt jedoch bei großen Teams an ihre Grenzen.. Wenn sich Projekte (und Ressourcen) ansammeln, wird diese grafische Darstellung schnell unleserlich und kontraproduktiv.
Es ist daher ratsam, sich für eine Software von Zuteilung von Ressourcen. Dieses Tool bietet eine intuitive Oberfläche, um einen Überblick über die verschiedenen Ressourcen, laufenden Projekte usw. zu erhalten.
Denken Sie zum Beispiel an Software für Personalbesetzung. Dieses System wurde entwickelt, um zahlreiche Faktoren wie die Verfügbarkeit von Beratern, ihre beruflichen Fähigkeiten und Ambitionen usw. zu berücksichtigen.
Diese Art von dediziertem Tool bietet in den meisten Fällen Zugriff auf eine zentrale und vernetzte Plattform, auf der Sie in Echtzeit über die Verfügbarkeit von Ressourcen, fließende Informationen und eine kohärente Kommunikation zwischen den verschiedenen Interessengruppen informiert werden. Es ist daher wahrscheinlicher, dass Ressourcen rechtzeitig bereitgestellt werden (Planung von Ressourcen).
Das Zuteilung von Ressourcen ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Beratungsunternehmen und ESNs, die zahlreiche Projekte verwalten. Die Verfügbarkeit und die Fähigkeiten der Mitarbeiter, das verfügbare Kapital, die vorhandenen Instrumente usw. müssen berücksichtigt werden, um einen effektiven Einsatz der Ressourcen zu gewährleisten.
Dazu ist es wichtig, die verschiedenen Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen, und die Bedürfnisse der einzelnen Projekte zu identifizieren, um sie zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen (Planung der Ressourcen). Sie müssen strategisch vorgehen, in Absprache mit Ihren Teams und in der Reaktion auf das Unerwartete.. Eine spezielle Lösung, wie z. B. eine Personalsoftware, hilft Ihnen dabei, die Zuweisung von Ressourcen und die damit verbundenen unzähligen Parameter zu kontrollieren, was Ihre Erfolgschancen und damit Ihre Kundenbeziehung erheblich erhöht.
Bis bald bei Napta!