Deshalb ist eine optimale Projekteinsatzplanung für Beratungsunternehmen und IT-Dienstleister so wichtig
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Estelle
Inhaltsmanager
June 13, 2021
3 Minuten
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Der Prozess der Projekteinsatzplanung ist für jedes Unternehmen einzigartig und besonders in Consultingfirmen und im IT-Dienstleistungssektor ein entscheidender Grundstein des Erfolgs. Die Faktoren und Bestandteile des Projekteinsatzplans sind dabei für jedes Unternehmen einzigartig. So ist es wichtig, eine Projektplanungssoftware auszuwählen, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Workflows zugeschnitten ist. Doch was ist hierbei genau zu beachten? Napta gibt Ihnen in diesem Artikel einen klaren Überblick darüber, wie Sie Ihre Projekteinsatzplanung durch passende Tools optimieren.
Das Planungsmanagement der Projektbesetzung wirkt sich direkt auf alle Strategien des Unternehmens aus. Deshalb ist bei der Erstellung eines maßgeschneiderten Projekteinsatzplans am wichtigsten, dass er unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens individuell gestaltet wird, um drei grundlegende Herausforderungen zu bewältigen:
Personalplaner brauchen bei ihrer täglichen Arbeit Unterstützung. Der Prozess der Personaleinsatzplanung sollte idealerweise automatisiert werden. Indem alle wichtigen Daten und Informationen in Echtzeit aktualisiert werden, wird die Arbeit von Personalverantwortlichen und Projektmanagern erleichtert.
Fehlen diese Funktionen bei einer Planungssoftware jedoch, macht dies den Prozess ineffizient. Dies gilt insbesondere für die Planung mit Excel, was die Qualität der Daten und die Zusammenarbeit zwischen Teams stark beinträchtigt. Mit Informationen, die nicht automatisch aktualisiert werden, können Sie nicht sicherstellen, dass Ihre Teams das ganze Jahr über einsatzbereit sind. So wird die Personaleinsatzplanung für Projektverantwortliche schnell zur Mammutaufgabe.
Projektplaner und Manager müssen in der Lage sein, anhand der Auftragslage und der voraussichtlichen Planung zu erkennen, welche Ressourcen zur Unterstützung des operativen Geschäfts benötigt werden. Die Aktualisierung der Mitarbeiter-Datenbanken macht es dabei möglich, die Personaleinsatzplanung zu optimieren.
Ein bestimmtes Projekt baut auf bestimmten Kompetenzen auf. Kontraproduktiv ist es jedoch, sich alle Skills einzeln aus dem Talentpool herauszusuchen. Indem Sie ein Filter- oder Kategorisierungssystem verwenden, sparen Sie beim Finden passender Mitarbeiter wertvolle Zeit. Arbeit, für die Sie vorher Stunden gebraucht haben, dauert mit dem richtigen Projekt-Staffing Tool nur noch wenige Minuten.
So kommunizieren Sie schneller mit den Mitarbeitern, die auf einen neuen Auftrag warten. Kurzum: Sie gewinnen Zeit, reagieren schneller und können Ihre Projekteinsatzplanung mit den Weiterentwicklungszielen Ihrer Mitarbeiter in Einklang bringen.
Um den nachhaltigen Erfolg Ihres Beratungsunternehmens zu gewährleisten, müssen Ressourcen optimal eingesetzt werden. Durch eine klare Projekteinsatzplanung können Budgets optimal zugewiesen werden, um die Rentabilität Ihrer Projekte zu maximieren. Die Möglichkeit, Ausgaben für jeden bestehenden und zukünftigen Posten sowie die zu erwartende Gewinnspanne vorherzusagen, sichert Ihnen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.
Durch die Einhaltung des eingeplanten Budgets stärken Sie das Vertrauen Ihrer Kunden. Um dies zu erreichen, ist es unerlässlich, stets zuverlässige Daten abrufen zu können.
Eine unzureichende Projekteinsatzplanung kann zahlreiche Folgen für den Verlauf und die Rentabilität Ihrer Projekte haben:
Neben zeitraubenden Aufgaben und einem schlecht kontrollierten Budget wirkt sich eine schlechte Personalplanung auch negativ auf die Teamkommunikation aus. Projektplaner können bei Planungsdefiziten schlecht auf kurzfristige Personalanfragen von Managern während dem Projektverlauf reagieren und sich nur schwer anpassen (zusätzliche Suche von Mitarbeiterprofilen, Änderung von Deadlines etc.)
Eine mangelhafte Kommunikation ist bei der Projekteinsatzplanung besonders problematisch. Denn so wird riskiert, dass Entscheidungen willkürlich getroffen werden. Durch einen fehlenden Austausch kann es passieren, dass Mitarbeiter gleichzeitig in mehreren Projekten positioniert werden oder bestimmte Aufgaben unbesetzt bleiben.
Bei einer unzureichenden Projekteinsatzplanung fehlt Führungskräften der Einblick in den Fortschritt der Projekte und die Zuteilung von Aufträgen. Aufgrund der mangelnden Kommunikation zwischen den verschiedenen Ebenen des Unternehmens sowie einer ungenauen Planung können keine strategischen Entscheidungen getroffen werden. Denn nicht überprüfbare oder falsche Daten machen die Projektdatenbank unbrauchbar.
Auch wird die Präsentation des Projektmonitorings und der Mitarbeiterzahlen vor Kunden mühsam und unvollständig . So verlieren sie an Glaubwürdigkeit und wissen nicht genau, wo sie die nötigen Informationen finden (wenn diese überhaupt gespeichert und aktuell gehalten werden).
Mitarbeiter, die bei Ihrer Projekteinsatzplanung nicht berücksichtigt werden, fallen oft ganz unter das Radar. So kann die Personalabteilung vorhandene Mitarbeiterkompetenzen nicht optimal nutzen. Das Sammeln von Informationen wie Verfügbarkeiten, Ein- und Austrittsdaten, eingesetzte Skills usw., ganz zu schweigen von der Konsolidierung der Daten, wird nahezu unmöglich.
Personalverantwortliche verlieren den Überblick über den tatsächlichen zukünftigen Personalbedarf und stellen dann oft unbedacht neue Mitarbeiter ein.
Die Herausforderungen der Projekteinsatzplanung in Beratungsunternehmen und bei IT-Dienstleistern sind stark mit der Gesamtperformance und Rentabilität verbunden. Deshalb ist es unabdingbar, sich mit einer leistungsfähigen Planungssoftware auszustatten, die eine konkrete Antwort auf diese Herausforderungen bietet. Ein passendes Tool sollte operative, finanzielle und personelle Projektplanungsaufgaben gleichzeitig angehen können.
Natürlich hat jedes Unternehmen seine ganz eigenen Probleme und Herausforderungen. Um Ziele zu erreichen und kontinuierlich zu wachsen, müssen Prozesse und Tools immer wieder neu überdacht werden, um eine optimale Koordination sicherzustellen. Um Sie bei der Suche nach dem besten Tool zu unterstützen, haben wir anhand von 10 Kriterien einen Vergleich der 4 meistgenutzten Planungstools in Unternehmen durchgeführt:
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