Projektplanungssoftware: jedes Mal erfolgreich einsetzen
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Estelle
Inhaltsmanager
June 15, 2022
5 Minuten
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Wenn es darum geht, Projektplanungssoftware (oder ein anderes Tool, das für alle Ihre Dienstleistungen vorgesehen ist) in Ihrem Unternehmen zu implementieren, ist das Änderungsmanagement nicht weit entfernt. Der Einsatz neuer Software wird von Unternehmen aller Größen (fälschlicherweise) gefürchtet und wirft viele Bedenken und Fragen auf. Diese Fragen sind auch im Zusammenhang mit Projektplanungssoftware sehr präsent, da letztere Auswirkungen auf das Management des Unternehmens auf allen Ebenen hat. Es kann daher wichtig sein, ein internes Projektteam zusammenzustellen, das während der gesamten Bereitstellung mit dem Softwarehersteller zusammenarbeitet.
Dieser Artikel zeigt Ihnen kurzerhand alle Schritte, die Unternehmen durchlaufen müssen. Viel Spaß beim Lesen!
Der allererste Schritt, um Ihre erfolgreich umzusetzen Projektplanungssoftware, ist, sich gut auf Ihre Ankunft vorzubereiten. Das Unternehmen, das für die Implementierung Ihrer brandneuen Software verantwortlich ist, muss zunächst die internen Daten des Unternehmens sammeln, die Sie in Ihr Tool integrieren möchten. Die Datenwiederherstellung umfasst Daten zu Ihren Kunden, Mitarbeitern, Projekten usw.
Anschließend müssen Sie die Konfiguration und Verbindung Ihrer Planungssoftware mit den übrigen Tools sicherstellen: CRM, ERP, SIRH, ATS usw. Ob vom Herausgeber Ihres Planungstools oder von Ihren internen Teams ausgeführt, die Schnittstelle muss es ermöglichen, das neue Tool in das IT-Ökosystem zu implementieren, ohne Daten zu verlieren und ohne das Risiko einer doppelten Eingabe. Der zweite Schritt beinhaltet auch die Einrichtung Ihrer Software sowie den Aufbau eines Qualifikationsrahmens, falls Sie noch keinen haben. Sie können auch die Anpassung des Tools sicherstellen: Erstellung dedizierter KPIs, Plattform-Branding, Erstellung von Abläufen, die an Ihre internen Prozesse angepasst sind, usw.
Um die Konfiguration abzuschließen, müssen Sie das Tool anpassen: Erstellung dedizierter KPIs, Plattform-Branding, Erstellung von Abläufen und Prozessen usw.
Sobald die Initialisierungs- und Konfigurationsphase abgeschlossen ist, ist es jetzt an der Zeit, sich auf den Kern Ihres Projekts zu konzentrieren. Engagierte Teams unterstützen Sie täglich, um Ihnen zu helfen:
Am Ende dieser Phase können Sie sich dafür entscheiden, Ihre neue Software an einem kleinen Teil Ihrer Teams zu testen. Mit anderen Worten, eine Gruppe von Mitarbeitern testet die Plattform für einen bestimmten Zeitraum, um dem Herausgeber die notwendigen Anpassungen zur Verfügung zu stellen, bevor sie in Ihrer Belegschaft eingesetzt wird.
Der wohl wichtigste Schritt: Konzentrieren Sie sich auf Onboarding und Training. Ein Unternehmen, das Ihnen ein qualitativ hochwertiges Projektplanungstool anbietet, muss Ihnen auch Trainer zur Verfügung stellen. Sie unterstützen und schulen einen oder mehrere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.
Diese Botschafter werden auf mehrere Arten an der Entwicklung des Tools beteiligt sein:
Diese Botschafter sind Ihr bestes Kapital, da sie in der Lage sind, all Ihren Teams die Lösung zu erklären und die Vorteile und ihre täglichen Auswirkungen hervorzuheben. Sie haben daher eine Projektplanungssoftware implementiert, die von Ihren Mitarbeitern perfekt hervorgehoben wird. Es ist eine Win-Win-Lösung, da Trainer und Lernende Hand in Hand arbeiten.
Gut zu wissen: Kennst du den Beruf des Talentmanagers? Dieser Beruf wird im Internet zunehmend nachgefragt. Unter anderem will er das Bindeglied zwischen der Personalabteilung und den Managern sein. Somit weiß er, was die Bedürfnisse aller Manager und ihrer Teams sind, bevor er die Bedürfnisse sofort an die Personalabteilung meldet. Als Headhunter nimmt er mit der Personalabteilung an Vorstellungsgesprächen während der Rekrutierung teil und hat auch die Mission, auf den ersten Blick die richtigen Profile (Hard Skills/Soft Skills) zu erkennen.
Es ist wichtig, dass Sie Ihrem Herausgeber der Planungssoftware auch nach der Bereitstellung und dem Start der Software Feedback geben. Stellen Sie zu diesem Zweck sicher, dass Sie regelmäßige Folgetermine einplanen (zunächst wöchentlich, dann monatlich), um Änderungen und/oder Anpassungen zur Verwendung usw. anzufordern.
Das Überwachung des Einsatzes ermöglicht es, die Konsistenz der Software und der Probleme des Unternehmens zu überprüfen und die Software so zu verfeinern, dass sie mit der Entwicklung des Unternehmens Schritt hält.
Die Implementierung eines neuen Planungstools (oder einer anderen Software) in Ihrem Unternehmen ist kein Projekt, das Sie auf die leichte Schulter nehmen sollten. Die Sicherstellung seiner Einführung umfasst alle oben genannten Schritte. Und vergessen Sie nicht: Es ist die Aufgabe Ihres Softwareherausgebers, Sie während der gesamten Bereitstellung (und danach) zu unterstützen!
Willst du tiefer in das Thema einsteigen? Wir haben viele Ressourcen zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, weiter zu gehen.
Zusätzlich zu diesem Thema finden Sie unsere Checkliste“Erfolgreich mit Ihrem digitalen Transformationsprojekt jedes Mal“.
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