Wie Beratungsunternehmen und IT-Dienstleister ihre Kapazitätsplanung optimieren können
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Estelle
Inhaltsmanager
January 4, 2022
3 Minuten
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Die Kapazitätsplanung ist für jeden IT-Dienstleister und jedes Beratungsunternehmen unerlässlich. Mit einem zuverlässigen und gut durchdachten Plan können Unternehmen sicherstellen, dass Materialbedarf, Budgetausgaben und Arbeitszeiten genau abgerechnet werden. Ein Kapazitätsplan ist besonders wichtig, wenn es um die Rentabilität und den Projektfortschritt geht. Denn wenn der Plan nicht stimmt oder nicht nachvollziehbar ist, können die Folgen katastrophal sein.
Übersicht der Mitarbeiterkapazitäten
Als IT-Dienstleister oder Beratungsunternehmen wissen Sie, wie wichtig es ist, Ihre Projekte effektiv zu verwalten. Um dies zu erreichen, sollten Sie unbedingt Ihr Lastenheft erstellen und sich auf bestimmte Kriterien konzentrieren, die für die Entwicklung und Überwachung all Ihrer Projekte unverzichtbar sind. Ein gut strukturierter Kapazitätsplan kann verschiedene Formen haben, sei es als dynamische Reportings, Excel-Tabellen oder visuelle Grafik. Halten Sie die Anforderungen an Ihre Kapazitätsplanung in einem Lastenheft fest, um das für Sie beste Format zu finden.
Damit Ihr Lastenheft all Ihren Erwartungen entspricht, empfehlen wir Ihnen, sich ausreichend Zeit dafür zu nehmen. Ein ganzer Tag oder ein intensiver halber Tag sind hierfür ratsam, um sämtliche Fragen zur Kapazitätsplanung Ihres Unternehmens zu klären. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, was bisher zum Erfolg Ihres Unternehmens beigetragen hat und welche Ursachen es für eventuelle Leistungseinbußen gibt. Wie lassen sich diese vermeiden und welche Instrumente wurden bereits eingesetzt? Wo liegen hierbei die Grenzen?
Damit alle relevanten Bereiche Ihres Projekts vertreten sind, sollten Sie alle betroffenen Kollegen wie Operations- , Project-Staffing-Manager und Projektleiter zusammenbringen. Gemeinsam können Sie im Rahmen eines Brainstormings Ihre Bedürfnisse und Ziele definieren.
Diese Elemente sollten unbedingt in der Kapazitätsplanung von Beratungsunternehmen und IT-Dienstleistern berücksichtigt werden:
Ein reibungsloser Projektablauf ist entscheidend für den letztendlichen Erfolg. Ein Kapazitätsplan kommt hierbei unterstützend zum Einsatz. Er zentralisiert, konsolidiert und organisiert alle notwendigen Daten, um die erfolgreiche Durchführung eines Projekts zu gewährleisten.
Bei der Erstellung Ihrer Kapazitätsplanung sollte es möglich sein, verschiedene Szenarien zu simulieren. Dadurch können Sie basierend auf der Verfügbarkeit und den Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter, den zukünftigen Geschäftsmöglichkeiten und der Priorisierung Ihrer Projekte fundierte Entscheidungen treffen.
Außerdem können Sie mithilfe des vorläufigen Kapazitätsplans ein Budget simulieren, das aus den zugewiesenen Ressourcen und der von Ihren Mitarbeitern aufgewendeten Zeit besteht. Sie können es mit den tatsächlichen Budgets und der verbrauchten Zeit vergleichen, um die genaue Marge und Rentabilität der Projekte zu berechnen. So können Sie Ihr Budget und die Rentabilität Ihrer Projekte optimieren und in Zukunft noch erfolgversprechendere Entscheidungen treffen.
Die Leitung eines Projekts in Beratungsunternehmen oder IT-Dienstleistern erfordert geschickte Hände: flexibel, um auf jede Eventualität vorbereitet zu sein, aber auch fest genug, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Für viele Projekt-Staffing Manager eine echte Herausforderung!
Wenn es um die Steuerung der Personalkapazitäten und die Überwachung von Projekt-KPIs geht, ist es wichtig, ein geeignetes Tool zur Hand zu haben. Die Verantwortung der Staffing-Teams oder des Projektleiters ist groß, da ein schlecht organisierter oder unzureichend koordinierter Kapazitätsplan finanzielle Folgen für das Unternehmen haben kann.
Unser Tipp: Rüsten Sie sich mit einer Software aus, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Beratungsunternehmens oder IT-Dienstleisters zugeschnitten ist. Sie haben die Wahl zwischen:
Denken Sie daran, neben einer guten Organisation auch einen Handlungsspielraum einzuplanen. Denn Ihre Projekte können im Laufe der Zeit auf neue Hindernisse stoßen. Vergessen Sie nicht, auch einen Puffer für unvorhergesehene finanzielle Investitionen einzuplanen, um auf alles vorbereitet zu sein.
Ihr Tool zur Kapazitätsplanung sollte eine solide Grundlage für Ihr Projekt bieten: es hilft Ihnen bei Planungs- und Verwaltungsaufgaben vor, während und nach Ihrem Projekt und verbessert so die gesamte Team-Performance. Planen Sie immer ein oder zwei Mitarbeiter ein, die bereit sind, das Projekt zu übernehmen, und stellen Sie sicher, dass alle Ergebnisse den Erwartungen Ihrer Kunden entsprechen. Mit einer gründlichen Organisation, die alle Ihre Projekte im Blick hat, müssen Sie sich nur noch auf die Feinabstimmung Ihrer Leistungen konzentrieren, um das Kundenerlebnis kontinuierlich zu optimieren.
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