Resource management : qu'est-ce que le Resource planning ?
Agathe Placet
Content manager
September 5, 2023
4 min
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Le monde des ESN et des cabinets de consulting est rythmé par des projets concurrents, des délais serrés et une pression constante pour délivrer continuellement une réelle valeur ajoutée… car la concurrence est rude. Des processus optimisés pour le resource management et le resource planning deviennent alors essentiels pour faire face à toutes ces contraintes.
Le resource planning est une étape du resource management et vise à allouer, de la manière la plus juste et éclairée possible, les ressources disponibles (collaborateurs, budget, technologies, etc.) aux différentes missions. Cette méthode de gestion permet d’anticiper les besoins leurs évolutions, vous augmentez vos chances d'allouer les ressources de manière optimale.
Cet article est l’occasion pour nous d’aller plus loin dans ce qu’est le resource planning et comment le mettre en place dans votre entreprise.
Le resource planning peut être divisé en deux étapes :
Anticiper est le maître mot lorsque l’on parle de resource planning. Bien avant qu’un projet ne débute, la planification des ressources nécessite de cerner les besoins futurs, qu’il s’agisse de compétences spécifiques, de technologies ou de disponibilités. L’analyse doit être multidimensionnelle.
Prenons l’exemple d’un projet de montres connectées pour une entreprise spécialisée dans le développement d’applications de santé. Avant même de se lancer dans le projet, il faut se poser plusieurs questions.
L’entreprise a-t-elle suffisamment de développeurs maîtrisant les spécificités des montres connectées (compétences) ? Ces derniers possèdent-ils les bons outils, licences et systèmes d’exploitation, ou des investissements sont-ils nécessaires (technologies) ? Ces ressources sont-elles disponibles sur la durée de projet (disponibilités) ?
En fonction de cette pré-analyse essentielle, l’entreprise peut ensuite procéder à l’allocation des ressources aux différents projets. Vous repérez immédiatement les potentiels conflits, par exemple si un chef de projet se retrouve à cheval sur plusieurs missions.
Même avec une planification parfaite, des ajustements sont inévitables. C’est d’ailleurs pourquoi on parle de planification stratégique : déployer un process résilient et à même de s’adapter rapidement aux évolutions.
Dans le cas de notre exemple, le projet de développement d’une application peut être freiné en raison de bugs difficiles à résoudre. L’entreprise peut donc être amenée à déployer temporairement des ressources supplémentaires (comme un développeur expert) afin de respecter les deadlines et éviter de déborder sur d’autres projets.
Cela exige une surveillance et idéalement une notification en temps réel. Un feedback continu et des check-ins réguliers avec les équipes aident à identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.
Au fur et à mesure des projets réalisés, les ESN peuvent mesurer l’efficacité de leur processus et même prévoir les tendances. Elles peuvent par exemple relever que certains projets sont systématiquement sous-staffés, ou que certaines périodes de l’année sont propices à un surplus de travail. L’entreprise anticipe les moments de rush en prévoyant les ressources adaptées.
Afin de maîtriser la gestion du planning et l’allocation des ressources, les ESN et cabinets de consulting peuvent recourir à divers outils et méthodes détaillés ci-dessous.
Plusieurs méthodes permettent de réussir votre resource planning.
L’une des plus connues est le diagramme de Gantt. Cette organisation apporte une vue d’ensemble des projets (deadline, collaborateurs impliqués, objectifs, temps de réalisation, etc.).
Le diagramme de PERT (Program Evaluation Review Technique) vise quant à lui à identifier les tâches essentielles pour le respect des délais. Vous pouvez ainsi hiérarchiser les missions et projets, un essentiel du resource planning !
Ces méthodes présentent des avantages indéniables. Elles permettent aux managers et consultants de disposer d’un fichier commun pour une gestion optimale. Les outils sont accessibles : il existe de nombreux templates gratuits à télécharger pour le tableur Excel.
Aussi pratiques que soient ces solutions, elles ne sont pas sans défaut. Des erreurs de saisie ou des conflits de versions peuvent entraver sérieusement la gestion des projets. Plus le nombre d’utilisateurs est important (chefs d’équipe, collaborateurs, etc.), plus le risque d’erreur est grand.
Un resource planning sur Excel peut convenir pour les petites entreprises, mais devient rapidement impraticable et contre-productif quand les projets s’accumulent et que les équipes s’étoffent.
Pour les ESN et cabinets de consulting, nous recommandons donc d’opter pour un outil dédié au resource management.
Un outil de resource planning comme Napta permet une gestion plus efficace du resource planning pour la bonne et simple raison que certaines fonctionnalités du logiciel ont été pensées et construites spécialement pour cette tâche.
Le périmètre couvert est bien plus étendu que les différents diagrammes et templates gratuis. La solution intègre de nombreuses variables, à l’instar du taux d’occupation des collaborateurs. Vous obtenez une vue à la fois plus holistique et détaillée, et pouvez ainsi mieux optimiser le TACE (Taux d’Activité Congés Exclus) de vos équipes.
Dans votre quête de votre logiciel de resource planning, veillez à ce que ce dernier propose des fonctionnalités centrales telles que :
Grâce à ces différentes fonctionnalités, vous pouvez efficacement associer les ressources aux différents projets en cours.
Vous profitez aussi d’un fonctionnement en SaaS (Software-as-a-Service). Contrairement aux fichiers et logiciels décentralisés, la solution de resource planning est disponible en Cloud. Toute modification apportée est actualisée en temps réel auprès de l’ensemble des collaborateurs.
Les équipes et managers disposent donc d’une vue uniforme des projets en cours et des ressources nécessaires. La circulation de l’information est fluide et assure que l’ensemble des parties prenantes sont au fait de tous les changements.
Une solution centralisée en SaaS présente aussi l’avantage d’être régulièrement mise à jour par l’éditeur du logiciel (ajout de nouvelles fonctionnalités, conformité réglementaire, etc.).
Afin de gérer les différents projets qui leur sont confiés, les ESN doivent déployer diverses ressources. Collaborateurs, matériel et technologie, budget : autant de variables à prendre en compte.
Au sein du resource management, le resource planning est donc un processus critique de l’entreprise. La sur- ou sous-allocation de ressources peut entraîner des retards et des erreurs qui nuisent à la productivité, à la rentabilité et à la réputation de l’ESN ou du cabinet de consulting.
Dans le but d’optimiser votre allocation de ressources, vous pouvez recourir à différents diagrammes (de Gantt, PERT, etc.) modélisables sur Excel. Ce fonctionnement convient pour débuter, mais présente rapidement des limites, comme le risque d’erreurs.
Un logiciel de resource planning tel que Napta est donc fortement recommandé. Particulièrement adaptée aux grandes équipes, cette solution offre une vue complète et détaillée de chaque projet et des ressources allouées, ou à allouer.
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À très bientôt chez Napta !
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