Pourquoi Excel ne peut plus être votre outil de staffing en 2023 ?
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Estelle
Content manager
November 16, 2020
7 min
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Trop nombreux sont encore les responsables staffing et les managers dans les entreprises de services qui gèrent au quotidien le staffing de leurs collaborateurs sur des fichiers Excel. 🤦
Si, à la création d'une société de services, le choix d'Excel pour gérer le staffing s'impose presque naturellement - puisqu'il s'agit d'un outil simple, maîtrisé par le plus grand nombre et gratuit - il ne peut s'inscrire dans la durée comme votre outil de staffing.
Lorsqu’une entreprise de services dépasse une trentaine de collaborateurs, l’utilisation d’Excel nuit à sa performance et sous-optimise son staffing : pertes de temps, risques d’erreurs, rigidités, croisements de données impossibles ... Nous revenons dans cet article sur toutes les limites d’Excel dont vous n’avez, peut-être, pas conscience et qui dégradent votre performance.
Avant de revenir point par point sur les faiblesses d’Excel, il convient de rappeler qu’en grandissant, une entreprise de services va se structurer et s’équiper d’outils pour la gestion de process “administratifs” précis : un ERP pour la saisie des temps et la facturation, un SIRH pour la gestion du Core RH et des congés, un CRM pour épauler ses activités de prospection et le suivi de ses clients. Ces outils, souvent déconnectés entre eux, le sont également du fichier Excel alors qu’ils détiennent des informations extrêmement précieuses pour le staffing. Le staffing est au cœur du réacteur d’une entreprise de services, raison pour laquelle l’organisation et la transmission des données de staffing sont des enjeux majeurs pour ces entreprises.
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Puisque les données qui impactent le staffing se retrouvent éclatées entre différents outils (ERP, SIRH, CRM), la conséquence directe est qu’il va falloir procéder à de très nombreuses doubles saisies entre ces outils et le fichier Excel de staffing.
Voici quelques exemples d’informations à rapatrier sur le fichier de staffing :
• les opportunités commerciales, les informations du projet / du client et les besoins de staffing associés depuis le CRM ;
• les informations des entrées / sorties des collaborateurs ainsi que leurs congés depuis le SIRH ;
• les temps saisis sur un projet dans l’ERP pour déterminer si le projet est à perte ou non et s’il est possible de prolonger de quelques jours la mission.
Cette absence de centralisation et ces doubles saisies ont les conséquences suivantes :
📈 Augmentation considérable du risque d’erreurs et d’hétérogénéité des données entre le fichier de staffing et les logiciel tiers : naturellement, plus le nombre de collaborateurs à gérer augmente, plus le volume de doubles saisies croit.
📉 Ralentissement des process et sous performance : au-delà de l’aspect très chronophage de la double saisie pour un responsable staffing (5 heures par semaine en moyenne pour une entreprise de services d’une centaine de collaborateurs) comment s’assurer que les données soient à jour dans le fichier de staffing si elles ne sont pas centralisées automatiquement ? Revenir pour chaque choix de staffing sur son SIRH afin de vérifier que les collaborateurs envisagés ne soient pas en congés sur la période concernée par le staffing est presque inhumain. Au mieux cela se traduit par une perte de temps significative pour le responsable staffing, au pire cela engendre des conflits de planning pour les consultants.
En plus de ne pas être centralisées, les données relatives à votre process de staffing ne sont pas mises à jour automatiquement. Plusieurs conséquences à cela :
⏱ Chaque modification sur le fichier de staffing (validation d’un staffing, changement des périodes d’intervention, changement de dispositif …) implique de notifier les collaborateurs concernés, une intervention manuelle très chronophage pour les managers et responsables staffing (si tant est qu’elle soit faite) que l’on devrait pouvoir automatiser. Le temps gagné pourrait être utilisé bien plus efficacement sur des tâches à forte valeur ajoutée : les arbitrages de staffing ou l’anticipation des futurs besoins de formation ou recrutement par exemple.
🔀 Une inadéquation entre les données de staffing et le terrain. Par exemple, si un collaborateur est finalement disponible en anticipation car son projet s’est terminé plus tôt que prévu, le responsable staffing n’est pas rapidement mis au courant, ce qui sous-optimise le taux de staffing de la structure puisque le collaborateur aurait pu être staffé dans la foulée sur un autre projet. Il est trop courant de s’apercevoir plusieurs semaines après la fin effective d’un projet que la date de fin réelle (saisie dans l’ERP) n’était pas en ligne avec celle théorique indiquée dans l’Excel de staffing.
Un process optimal pour fluidifier la réponse aux besoins de planification.
Beaucoup d’entreprises de services continuent de gérer les compétences de leurs collaborateurs d’un côté et le staffing de l’autre. Généralement via des CVs et dossiers de compétences stockés sur le serveur de l’entreprise, au mieux sur un Excel avec en ligne les collaborateurs et en colonne les compétences de l’entreprise, des croix indiquant si le collaborateur détient ou non la compétence. Cet Excel vit “à côté” de l’Excel de staffing et est rarement mis à jour, souvent après l’entretien de performance annuel du collaborateur.
Pourtant, lorsqu’il faut choisir le consultant le plus approprié pour une mission, l’idéal pour un responsable staffing est de pouvoir croiser instantanément un maximum de données collaborateurs entre elles (disponibilités, location géographique, séniorité, CJM, compétences, aspirations …). Ce faisant, le responsable staffing améliorera :
• le taux de conversion des propales en missions gagnées en proposant des profils plus pertinents et donc le chiffre d’affaires futur de la structure ;
• la qualité de la mission livrée : positionner les collaborateurs les plus pointus sur un sujet donné ne peut qu'accroître la valeur créée pour le client ;
• l’engagement des collaborateurs puisque ceux pour lesquels la mission correspond aux attentes / aspirations auront, in fine, le plus de chance d’être mobilisés dessus.
Les compétences doivent être mises au profit de la réalisation des projets, du développement des collaborateurs et de la performance de l’entreprise.
A partir d’une trentaine de collaborateurs, les fichiers Excel ont tendance à devenir lourds saturés d’informations, voire illisibles. Or, nous l’avons indiqué, optimiser son staffing c’est avant tout faire des arbitrages, et ce sur des données à jour. Naturellement, plus il y a de données, plus il est difficile de les maintenir à jour manuellement. En particulier, il est impossible de savoir sur un fichier Excel quand les données ont été mises à jour et donc de savoir si elles le sont réellement … Une astuce consisterait à associer à chaque information sa date de dernière mise à jour, par exemple la dernière date de mise à jour des informations de staffing d’un projet donné.
Cette solution est un premier pas, mais il est inconcevable de croire que cela puisse être réalisé au niveau de toutes les données de staffing manuellement sur un Excel.
Vos informations de staffing sont toujours consolidées.
Il est très fréquent d’observer des entreprises de services au sein desquelles la gestion du staffing est assurée à l’échelle d’un département ou d’une antenne par un responsable staffing dédié.
Lorsque la question de l’autonomie du staffing entre les départements a été actée, la consigne donnée par la direction aux différents responsables staffing était pourtant claire : “pour le staffing, nous conserverons le fichier Excel que nous utilisions jusque là. Je vous demande de ne pas le modifier”.
Pourtant, lorsque l’entreprise grandit, le staffing devient de plus en plus complexe et les priorités changent. Le fichier de staffing initial ne suffit plus, et les responsables staffing commencent à modifier leur Excel de staffing pour qu’ils collent parfaitement aux besoins du département (formules, format, organisation de la donnée …). Au bout de quelques mois, les fichiers Excel de staffing entre tous les départements diffèrent et la réconciliation entre les documents pour piloter le taux de staffing macro de la structure et anticiper l’activité devient un calvaire pour la direction, voire est faussée.
Sur Excel, il n’est pas possible de configurer différents droits de lecture et d’édition, les changements effectués à la main ne peuvent être soumis à un processus de validation : une cellule modifiée peut fausser irrémédiablement la lecture du taux de staffing à venir.
Ceci empêche une gestion collaborative d’un Excel de staffing, il faut désigner une personne qui en sera responsable.
Face à constat, il est difficile - voire impossible - de faire collaborer plusieurs responsables staffing ou managers sur un même fichier Excel sans s’exposer aux risques d’erreurs ou de conflits de versions.
Chacun travaille donc sur un fichier qui lui est propre et qu’il ne partage pas. Deux conséquences à cela :
⛔ La circulation des informations sur les projets en cours et à venir est bloquée pour les collaborateurs qui découvrent au dernier moment leur staffing et ont le sentiment que celui-ci est totalement opaque.
🕶 Les responsables staffing n’ont pas de visibilité sur le staffing des autres responsables et par conséquent, ne connaissent pas les disponibilités des collaborateurs d’un autre département / BU. Cela sous optimise la performance de l’entreprise car des projets peuvent être refusés à l’échelle d’un département par manque de ressources (qui étaient en réalité disponibles dans une autre équipe). D’ailleurs, cette tendance au décloisonnement s’accentue avec le recours au télétravail qui abolit les organisations de staffing bâties autour d’une logique géographique.
Le staffing est le centre névralgique d’une entreprise de services. Les informations sur les collaborateurs et le projets y sont croisées. Il est souvent fait cas de la sécurité des données stockées sur un ERP ou un SIRH, cette même logique devrait s’appliquer pour les données de staffing.
Or la sécurité d’un Excel étant faible - voire quasi nulle - les données stockées sur ce type de fichiers sont exposées et non protégées. Autrefois, l’Excel de staffing pouvait être sauvegardé sur un serveur dédié à l’entreprise et accessible uniquement en cas de présence physique dans les bureaux ou via un VPN lorsque le manager était occasionnellement chez son client ou en déplacement. Avec le recours au télétravail, l’Excel de staffing doit être accessible simplement et de partout et la réalité c’est qu’il n’est souvent plus protégé … Un problème auquel il est nécessaire de trouver une réponse immédiatement.
Nous avons parcouru les principaux problèmes liés à l’utilisation d’un Excel de staffing.
Vous l’avez compris, Excel n’est plus adapté à la gestion du staffing d’une entreprise de services.
Avant de définitivement franchir le pas, il faut savoir que sortir d’un Excel de staffing n’est pas anodin. Il faudra trouver la solution de substitution idéale, la paramétrer, la connecter, former vos managers et vos collaborateurs que tous puissent l’utiliser parfaitement. Cette transition dure en moyenne 3 à 6 semaines.
Opter pour une solution conçue et dédiée à la gestion du staffing est pourtant la meilleure façon d’optimiser sur le moyen / long terme le staffing à l’échelle d’une organisation : optimisation du taux d’occupation, gain de temps pour les responsables staffing et les managers, augmentation de l’engagement des collaborateurs sur leurs missions et, par conséquent, amélioration de la performance.
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