Warum ist das Projekt-Staffing so wichtig für die Projektplanung in Dienstleistungsunternehmen?

Das Projekt-Staffing ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Projektplanung und hat eine entscheidende Rolle bei der Erreichung von Projektzielen. Dienstleistungsunternehmen wie Beratungsfirmen und IT-Dienstleister sind besonders auf diese Art der Projektbesetzung spezialisiert, aber nicht alle haben diese Art von Projekt-Staffing-Tools bereits implementiert. 

‍

In diesem Artikel werden wir uns daher mit der Rolle des Projekt-Staffings in der Projektplanung von Dienstleistungsunternehmen befassen.

‍

Projekt-Staffing: Ein essentieller Schritt in der Projektplanung

‍

Das Projekt-Staffing und die Projektplanung sind untrennbar miteinander verbunden. Das Ziel des Projekt-Staffings besteht darin, Mitarbeiter für die Projekte des Unternehmens zu positionieren. Die Projektplanung dagegen beinhaltet die Organisation der Arbeit eines Teams innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens, um die festgelegten Ziele zu erreichen.

‍

Obwohl dieser Ansatz auf den ersten Blick einfach erscheinen mag, setzen sich viele Dienstleistungsunternehmen ohne ein geeignetes Projekt-Staffing-Tool in Bewegung. Das Ergebnis: Der Projekt-Staffing-Prozess wird zeitaufwendig und unübersichtlich, während wichtige Informationen nicht rechtzeitig an die richtigen Stellen gelangen. Die Folgen eines schlechten Projekt-Staffing sind schnell sichtbar: Mitarbeiter, die nicht kompetent oder verfügbar sind, verursachen Verzögerungen beim Projekt und letztendlich werden die festgelegten Ziele und Deadlines nicht erreicht. Diese Fehler verlangsamen jedes Projekt.

‍

Eine Projektplanungssoftware muss daher unbedingt die Möglichkeit bieten, ein qualitativ hochwertiges Projekt-Staffing durchzuführen.

‍

Softwaretools für das Projekt-Staffing: Die Vorteile 

‍

Hier sind fünf Gründe, warum es von entscheidender Bedeutung ist, sich mit einem leistungsfähigen Projektplanungstool auszustatten:

‍

Eine klare Gesamtübersicht über den Projektverlauf in Echtzeit

‍

Sie haben den Projektverlauf im Blick, wissen Sie aber auch, wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet? Wissen Sie, welches Budget bereits aufgewendet und welches noch verfügbar ist? Wer ist aktuell am Projekt beteiligt und wer wird demnächst dazu kommen? 

‍

Genau hier kommt Ihre Projekt-Staffing-Software ins Spiel. Sie bietet einen Überblick über eingesetzte Kompetenzen, alle Beteiligten sowie aktuelle Einschränkungen. Sie wissen zu jeder Zeit, welche Tasks vom Projektteam durchgeführt werden und können das Projekt-Staffing während des gesamten Projekts dank einer klaren Übersicht über Skills und Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter optimieren.

‍

Steigerung der Produktivität des Unternehmens

‍

Weniger manuelle und zeitaufwendige Aufgaben bedeuten eine Steigerung der Produktivität. Zumindest ist dies das Ziel, wenn eine neue Softwarelösung im Unternehmen eingesetzt werden soll. Ohne die passenden digitalen Tools ist die Projektplanung jedoch zeitaufwendig und oft unvollständig. 

‍

Mitarbeiter in der Personalverwaltung, der Betriebsleitung sowie Staffing-Manager verwenden anfangs oft Excel-Tabellen für ihre Aufgaben. Im Laufe der Zeit wird jedoch deutlich, dass Informationen schnell verloren gehen, durcheinander geraten oder falsch eingegeben werden. Dies beeinträchtigt das Projekt und kann durchaus irreversible Folgen haben. Mit der Einführung eines modernen, digitalen Tools in Ihre Workflows erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihre personellen Ressourcen. Verfügbarkeiten und Kompetenzen ihrer Mitarbeiter können mit wenigen Klicks abgerufen werden. 

‍

Das richtige Teammitglied finden und einfach in das Projekt integrieren

‍

Bei der Projektplanung ist es wichtig, die relevantesten Teammitglieder sowohl vor als auch während des Projekts hinzuziehen. Um schnell ein passendes Mitarbeiterprofil zu finden, ist eine Projekt-Staffing-Software unerlässlich. Denn mit diesem Tool erhalten Sie direkten Zugriff auf essentielle Informationen, wie u.a.: 

‍

• erworbene Kompetenzen bzw. Skills, die gerade erworben werden oder die das Teammitglied in Zukunft erwerben möchte,
• Zertifikate und Abschlüsse,
• berufliche Erfahrungen,
• durchgeführte, laufende und zukünftige Aufgaben,
• Verfügbarkeit,
• Weiterentwicklungs- bzw. Einsatzwünsche 

‍

All diese Informationen erleichtern die Projektplanung. 

Verbesserte Verwaltung von Kosten und Projektbudgets

‍

Es kann sein, dass Ihre Teammitglieder für eine oder mehrere Aufgaben zugewiesen werden. Einige von ihnen benötigen mehr Zeit für Ihre Tasks, andere weniger. Projekte können durchaus auch mehrere Teammitglieder benötigen. Dabei kann es sein, dass neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen, wofür die HR-Abteilung Zeit für das Recruiting und das Onboarding benötigt.

‍

All diese Workflows können durch die Eingabe relevanter Daten in eine Planungssoftware zusammenfasst werden, um Zeit und Kosten zu sparen. Durch den frühzeitigen Zugang zu allen wichtigen Informationen, kann das Budget besser geplant werden. Dies erleichtert die Ressourcenzuweisung und der Zeitaufwand des Projektteams kann im Voraus besser eingeschätzt werden.

Die Analyse von Staffing-Indikatoren

‍

Ein weiterer wichtiger Aspekt einer Projekt-Staffing Software ist die Analyse von Leistungsindikatoren. Am Ende eines Projekts reicht es nicht aus, lediglich den Fortschritt im Hinblick auf das Budget oder das Feedback des Teams zu überprüfen. Wichtig ist auch zu verstehen, welche Faktoren den größten Mehrwert gebracht haben. Mit einer Projekt-Staffing Software können Sie weitere Indikatoren wie die Dauer der Durchführung jeder Aufgabe (im Voraus, zu einem bestimmten Zeitpunkt oder im Rückblick), die Auslastung jedes Teammitglieds und den Fortschritt der eingesetzten Skills überprüfen.

‍