5 étapes pour construire une cartographie de compétences qui vous ressemble
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Estelle
Content manager
October 20, 2020
8 min
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Pour répondre à leurs besoins opérationnels de plus en plus spécifiques, les entreprises recherchent désormais davantage de collaborateurs en fonction de leurs compétences que de leur métier. L’enjeu principal consiste à mettre en adéquation les besoins de compétences des entreprises et celles détenues par leurs collaborateurs.
Dans ce contexte, il apparaît donc important pour l’entreprise de disposer en temps réel d’une cartographie dynamique de compétences. Cette cartographie va notamment permettre d’identifier les compétences maîtrisées par chacun des collaborateurs, les niveaux d’expertise associés, les compétences en tension …
Une cartographie dynamique de compétences est un outil d’aide à la décision indispensable quand il s’agit de définir des plans stratégiques de recrutement ou de formation.
Napta est une solution intelligente de planification des ressources par les compétences, déployée auprès de 20 000 collaborateurs dans le monde. En particulier, Napta accompagne ses clients dans la construction et le maintien d’une cartographie dynamique exhaustive et à jour des compétences de leurs collaborateurs pour les aider dans leurs choix RH.
Nous vous partageons dans cet article nos conseils pour construire une cartographie dynamique de compétences à partir des bonnes pratiques observées chez certains de nos clients.
Une cartographie de compétences est une photographie à un instant T de l’ensemble des compétences de l’entreprise. Elle permet de déterminer les savoirs, savoir-faire et savoir-être de chaque collaborateur.
Cette cartographie s’appuie sur une liste de compétences préétablie par la structure, que l’on appelle référentiel de compétences. Les collaborateurs peuvent parcourir ce référentiel et indiquer les compétences qui leur sont propres.
Si vous avez déjà entendu parler de cartographie dynamique des compétences, il convient de rappeler quels sont ses principaux objectifs RH et opérationnels et comment s’en servir efficacement.
Construire et gérer sa cartographie dynamique de compétences.
Comme nous l’avons suggéré plus haut, une cartographie dynamique de compétences est un outil opérationnel fort qui permet à une entreprise de mettre en place 6 actions fondamentales.
Les compétences de l’entreprise sont réunies dans un socle commun cohérent et documenté. De facto, toutes les parties prenantes de l’entreprise disposent d’une seule et unique définition par compétence. Si un chef de projet demande à son manager un collaborateur disposant d’une expertise en "Infra" ou en "Change", il faut qu'à la fois le chef de projet, le manager et les collaborateurs qui déclarent leurs compétences aient la même définition de ces termes. Plus de quiproquo ni de perte d’informations !
Si nous reprenons l’exemple précédent, la cartographie dynamique de compétences doit permettre d’identifier immédiatement les collaborateurs disposant des compétences “Infra” et “Change”. Ces profils identifiés, il devient possible de les solliciter sur un sujet précis ou de les mobiliser sur un projet.
En visualisant les compétences nécessaires à l’entreprise et celles disponibles, il est plus simple d’établir des plans de formation et de recrutement efficaces. Ces décisions s’inscrivent dans une logique de Strategic Workforce Planning.
Plus la connaissance des compétences de chacun est fine, plus les plans de développement des compétences proposés (“Upskilling”) pourront être individualisés.
Pour mesurer les impacts des actions RH, il convient de suivre comment évoluent les compétences de chacun de vos collaborateurs.
Pour certaines tâches, le droit, au sens strict du terme, impose que le collaborateur en ayant la charge dispose de certaines certifications. C’est très fréquent dans l’industrie notamment. Il est alors indispensable de suivre les habilitations de chacun d’eux et s’assurer qu’elles soient valides.
Autant de bonnes raisons pour définir un référentiel de compétences et cartographier les compétences de vos collaborateurs. Il convient de rappeler que tous ces objectifs sont corrélés au fait que votre cartographie dynamique de compétences soit à jour. Ceci est indispensable. Nous vous expliquons plus loin comment faire.
Avant de se lancer dans le vif du sujet, il faut s’assurer de la mise en place de certains prérequis nécessaires à la bonne construction de votre cartographie dynamique des compétences.
• Prévoir les besoins de recrutement et de mobilité interne
• Déterminer les besoins de formation
• Repérer les bons profils pour pourvoir un poste
• Constituer des équipes projets compétentes pour répondre à des appels d’offres
• Anticiper des pertes d’expertises liées à des départs ou indisponibilités (turnover, retraites, collaborateurs indisponibles)
• Préparer les entretiens annuels
• S’assurer que les certifications / habilitations de chacun soient à jour
• Promouvoir l’autoévaluation
• Servir de support pour le management
• Indiquer ses souhaits de développement et ses aspirations
• Visualiser les compétences sur lesquelles s’améliorer pour évoluer dans l’entreprise
Dans les petites structures (< 50 collaborateurs), il peut s’agir d’une personne seule qui dédie 2 à 3 heures de son temps à la mise en place de ce projet.
Dans les plus grosses entités (> 50 collaborateurs), mieux vaut désigner un groupe de quelques personnes issues de différents métiers sur ce projet : un responsable en recrutement, un responsable en formation, un directeur opérationnel, des managers, par exemple.
Souhaitez-vous construire une cartographie dynamique de compétences pour l’ensemble de votre entreprise ou seulement pour un département donné ? Dans le cadre d’un suivi des habilitations par exemple, il peut être pertinent de réduire la cartographie à la population concernée. Toutefois, pour l’ensemble des objectifs macro listés plus haut, il convient d’inclure l’ensemble de vos collaborateurs dans l’exercice. A vous de déterminer clairement en amont la population cible selon les objectifs de votre cartographie.
Avant de s’attaquer aux compétences pures, partons de la structure globale du référentiel de compétences qui supporte la cartographie.
Chez Napta, nous recommandons à nos clients de démarrer par un référentiel de compétences simple et parlant pour l’ensemble des parties prenantes : Managers, Collaborateurs, Responsables planning, RH.
En particulier, il convient d’éviter les référentiels à tiroirs qui découragent ceux qui les parcourent et dont le maintien est extrêmement lourd.
Exemple : Catégorie A > Sous-catégorie A > Compétence B > Sous-compétence B
Nous vous conseillons de mettre en place une structure simple à deux niveaux : Catégories de compétences ➡ Compétences
Voici les règles de base définies par Napta pour définir cette structure :
✅ Entre 10 et 20 catégories selon la taille de votre entreprise pour faciliter l’expérience de vos collaborateurs
✅ 20 compétences par catégorie en moyenne pour que le référentiel reste concis et navigable :
un maximum de 250 compétences pour une entreprise de moins de 500 collaborateurs
un maximum de 400 compétences pour une entreprise de plus de 1000 collaborateurs
✅ Entre 1 et 4 systèmes de notation des compétences (langues / certifications / hard skills / soft skills)
L’aspect le plus important à garder en tête pour construire cette structure est de rester très cohérent avec votre organisation interne. Par exemple, en choisissant des catégories de compétences transverses et des catégories de compétences spécifiques aux différents pôles d’activité.
Chez Napta, les catégories de base que nous recommandons à nos clients sont les suivantes :
• Secteurs d'activité
• Type de projet / mission
• Outils IT
• Langues
• Certifications
• Méthodologies
Des référentiels externes tels que celui de l’APEC, ou encore celui de la CIGREF peuvent éventuellement servir de point de départ pour construire votre propre référentiel, à condition d’adapter cette base à votre propre contexte ce qui demandera de l’énergie. Nous observons que les référentiels de compétences les plus efficaces sont ceux construits ex nihilo grâce à des échanges riches entre opérationnels et responsables RH.
Si vous avez des doutes sur la structure de votre référentiel de compétences à adopter, n'hésitez pas à nous contacter pour que nous vous partagions quelques bonnes pratiques identifiées au fil du temps chez nos différents clients.
"Ce qui ne se mesure ne se gère pas."
Peter Drucker
Il est primordial d’attribuer un système de notation à chaque compétence identifiée afin de reposer sur une cartographie réellement objective et exploitable.
Une fois la structure globale du référentiel de compétences définie, il faut donc attribuer à chaque compétence une norme d’évaluation avec des critères objectifs et quantitatifs pour éviter aux collaborateurs de se sous-évaluer / surévaluer.
Ces critères de notation peuvent être différents selon la catégorie ou la compétence en question :
• Pour les secteurs et activités, le nombre d’années d’expérience peut être retenu, ou encore le nombre de projets réalisés dans ce secteur.
• Pour les langues, l’échelle d’évaluation du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (CECRL) est la plus répandue.
• Pour les certifications, optez pour un système d’évaluation binaire en “vrai / faux” - autrement dit “je suis certifié / je ne suis pas certifié” - ou reprenez les échelons parfois donnés par ces dernières.
• Pour la maîtrise d’outils particuliers, une échelle de notation spécifique pourra être attribuée.
Ce système de notation va permettre de faire reposer le référentiel sur une base normée commune et objective et va permettre aux collaborateurs de s’auto-évaluer en respectant des critères normés et objectifs.
Il serait possible de construire une cartographie dynamique des compétences sans collecter directement les informations des collaborateurs, par exemple sur la base de la connaissance des managers ou des responsables RH. Toutefois cela est sous efficient. En effet, si le référentiel des compétences est normé et objectivé, chaque collaborateur peut facilement indiquer les compétences qu’il détient et son niveau d’expertise sur chacune d’entre elles.
Remettre les collaborateurs au cœur de la gestion de projets a également plusieurs vertus :
📜 Disposer d’une vision plus exhaustive des compétences d’un collaborateur. Nous avons observé auprès de nos clients que lorsque le collaborateur déclarait lui-même ses compétences, le nombre de compétences déclaré était significativement plus élevé que lorsqu’une personne tierce le faisait pour lui (65% plus élevé en moyenne).
✨ Capter les aspirations et souhaits de développement de vos collaborateurs. Ces informations sont précieuses et permettent de dessiner des plans de développement individualisés.
👍 Maintenir à jour le référentiel des compétences. Lors de la déclaration de ses compétences, le collaborateur doit pouvoir suggérer de nouvelles compétences auxquelles les référents n’auraient pas pensé. Ces remontées d’informations peuvent s’avérer cruciales car un collaborateur peut apporter sa connaissance spécifique de nouveaux outils ou nouveaux langages acquis sur le terrain, et non détectés jusqu’alors. Le référent doit pouvoir décider d’inclure ou non les nouvelles compétences suggérées. Dans un monde où les compétences évoluent très vite, l’appui des collaborateurs est indispensable pour maintenir à jour un référentiel des compétences.
Une fois votre première campagne de cartographie des compétences finalisée, intégrez sa mise à jour dans vos processus de management, votre cercle de feedback et vos processus décisionnels en RH et GPEC. Il s’agit de rendre cette cartographie dynamique et de la pérenniser dans le temps.
Quelques exemples de situations qui vous permettront d’avoir une cartographie actualisée, actionnable et pérenne :
• mettre à jour les niveaux de compétences des collaborateurs lors des évaluations annuelles et des évaluations de fin de projet ;
• actualiser les compétences, certifications, habilitations des collaborateurs automatiquement sur la base des dernières formations suivies ;
• valider ou modifier les niveaux d’expertise déclarés par les collaborateurs grâce aux feedbacks des managers ;
• informer les collaborateurs par email lorsque de nouvelles compétences sont ajoutées au référentiel de compétences afin qu’ils puissent facilement les déclarer sur leur profil, si besoin.
En parallèle, maintenez votre référentiel des compétences à jour :
• laisser la possibilité aux collaborateurs de suggérer de nouvelles compétences ;
• mettre en place un comité d’évolution du référentiel avec l’ensemble des parties prenantes tous les 6 mois afin de décider des compétences à ajouter, ou à supprimer ou à fusionner.
Disposer d’une cartographie dynamique des compétences est une nécessité pour aligner vos choix RH avec vos enjeux opérationnels. Elle vous permet de connaître précisément vos équipes, de savoir quels profils et quelles compétences attribuer à quels projets, et de rendre vos collaborateurs acteurs de leur évolution professionnelle. La mise à jour de la cartographie est un enjeu primordial, seule une solution numérique et intégrée à vos process (feedbacks projets, évaluations, formations …) vous permettra d’atteindre cet objectif.
Napta accompagne les entreprises agiles dans la construction d’un référentiel de compétences personnalisé. De ce référentiel naît en 2 semaines une cartographie dynamique de compétences complète, pierre angulaire de la stratégie des politiques de montées en compétences, recrutements, formations. En s’intégrant à leurs process, Napta permet à ses clients de faire vivre la cartographie automatiquement au fil du temps.
Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.
En complément de ce sujet, retrouvez notre Gestion du staffing : 4 process décryptés".
Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.
À très bientôt chez Napta !
Pour savoir comment Napta vous accompagne dans la création d'une cartographie de compétences personnalisées à votre entreprise, demandez à échanger avec un expert.
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